Thiết bị và quy trình số hóa
Giải pháp số hóa tài liệu
Giải pháp số hóa tài liệu sử dụng máy scan và phần mềm phù hợp để chuyển hồ sơ giấy thành dữ liệu số, phục vụ lưu trữ, tìm kiếm và khai thác tài liệu trong hoạt động của đơn vị.
Những vấn đề giải pháp hỗ trợ
Giảm không gian lưu hồ sơ giấy
Tài liệu được chuyển thành tệp số để thuận tiện lưu trữ và tổ chức dữ liệu.
Tìm kiếm thuận tiện hơn
Tên tệp, thư mục và dữ liệu OCR hỗ trợ tra cứu tài liệu khi cần sử dụng.
Hạn chế thất lạc và hư hỏng
Bản số giúp giảm việc sử dụng trực tiếp hồ sơ giấy trong quá trình khai thác.
Hỗ trợ chia sẻ và phân quyền
Dữ liệu có thể được sao lưu, chia sẻ và phân quyền theo hệ thống của đơn vị.
Thiết bị và hình thức cung cấp
Máy scan tài liệu
- Lựa chọn theo khổ giấy, tốc độ và khối lượng sử dụng.
- Cấu hình nạp giấy, scan hai mặt và kết nối tùy nhu cầu.
Phần mềm scan và OCR
- Tính năng phụ thuộc vào thiết bị và phần mềm đi kèm.
- Hỗ trợ tạo tệp, nhận dạng ký tự và tổ chức dữ liệu.
Bán và phương án thuê thiết bị
- Cung cấp máy scan theo nhu cầu sử dụng thực tế.
- Phương án thuê được kiểm tra theo thiết bị có sẵn tại từng thời điểm.
Lắp đặt và hướng dẫn
- Lắp đặt, cấu hình và kiểm tra hoạt động của thiết bị.
- Hướng dẫn vận hành theo phạm vi đã thỏa thuận.
Quy trình vận hành tham khảo
Bước 1
Tiếp nhận hồ sơ
Bước 2
Phân loại tài liệu
Bước 3
Thực hiện scan
Bước 4
Kiểm tra chất lượng
Bước 5
OCR và đặt tên
Bước 6
Lưu trữ dữ liệu
Quy trình thực tế được điều chỉnh theo loại hồ sơ, tình trạng tài liệu, thiết bị và cách tổ chức dữ liệu của từng đơn vị.
Dịch vụ kỹ thuật liên quan
- Lắp đặt và cấu hình thiết bị.
- Hướng dẫn vận hành theo thỏa thuận.
- Kiểm tra và bảo trì thiết bị.
- Thay mực và hỗ trợ máy in tại khu vực phục vụ.