Số hóa tài liệu lưu trữ theo Thông tư 05/2025/TT-BNV: Cơ quan nhà nước cần chuẩn bị gì?

Bối cảnh: Tại sao số hóa tài liệu trở thành yêu cầu bắt buộc?

Các cơ quan nhà nước Việt Nam đang nắm giữ một khối lượng tài liệu giấy khổng lồ tích lũy qua nhiều thập kỷ — từ hồ sơ nhân sự, văn bản hành chính đến hợp đồng và biên bản họp. Theo ước tính từ nhiều đơn vị tư vấn lưu trữ, khoảng 90% thông tin quan trọng tại các tổ chức vẫn đang tồn tại dưới dạng bản giấy, lưu trên giá kệ hoặc trong kho.

Việc tra cứu chậm, nguy cơ hư hỏng vật lý, khó kiểm soát phiên bản và không thể chia sẻ từ xa là những vấn đề thực tế mà bất kỳ cán bộ văn thư nào cũng từng gặp. Số hóa tài liệu không phải xu hướng mới, nhưng đến nay mới có một khung pháp lý đủ chi tiết để các đơn vị biết phải làm theo chuẩn nào.

Ngày 14/5/2025, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định chi tiết nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số, nhằm cụ thể hóa các quy định tại Luật Lưu trữ năm 2024. Thông tư có hiệu lực từ ngày 1/7/2025 và đồng thời bãi bỏ Thông tư 02/2019/TT-BNV trước đó.

Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định những gì?

Thông tư bao gồm các nội dung chính: thể thức, kỹ thuật trình bày và quy trình số hóa tài liệu lưu trữ; quy định chuyển đổi tài liệu số sang giấy; thu nộp, bảo quản, sử dụng và hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị.

Phạm vi áp dụng bao gồm cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước và cả các tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ tài liệu số.

Một điểm đáng chú ý là Thông tư không chỉ dừng ở việc quy định quy trình nội bộ mà còn đặt ra yêu cầu về an toàn thông tin trong suốt quá trình số hóa — từ địa điểm thực hiện, nhân sự tham gia đến cơ chế kiểm soát truy cập sau khi dữ liệu đã được số hóa.

Quy trình số hóa tài liệu giấy theo Điều 9

Theo Điều 9 Thông tư 05/2025/TT-BNV, quy trình số hóa tài liệu lưu trữ giấy gồm các bước chính: khảo sát và đánh giá tổng thể tài liệu; làm sạch và chuẩn bị tài liệu trước khi quét; thực hiện quét và thiết lập thông số kỹ thuật đầu ra; tạo dữ liệu chủ; ký số; đóng gói và bàn giao.

Trong bước thực hiện quét, Thông tư yêu cầu đơn vị phải thiết lập đầy đủ các thông số kỹ thuật trước khi bắt đầu, bao gồm định dạng tệp tin, độ phân giải, chế độ nén ảnh và quy tắc đặt tên file. Sau khi quét xong, bắt buộc phải kiểm tra chất lượng ảnh và đối chiếu trực tiếp với tài liệu gốc. Nếu tài liệu số hóa không đạt yêu cầu, đơn vị phải hiệu chỉnh cấu hình máy quét hoặc chuyển đổi phương pháp và thực hiện lại.

OCR — yêu cầu về độ chính xác

Nhận dạng ký tự quang học (OCR) là bước bắt buộc trong quy trình và không được xem nhẹ. Độ chính xác OCR tối thiểu được yêu cầu là 98% trên tổng số ký tự của tài liệu được kiểm tra. Đây là ngưỡng khá cao, đòi hỏi cả phần mềm OCR đủ chất lượng lẫn tài liệu đầu vào phải được xử lý đúng cách trước khi quét.

Nếu tài liệu gốc bị ố vàng, mờ chữ hoặc có nếp gấp, chất lượng ảnh quét sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác OCR. Đây là lý do bước làm sạch và chuẩn bị tài liệu trước khi quét không thể bỏ qua.

Ký số và đóng gói

Sau khi quét và OCR, tài liệu số hóa phải được ký số theo quy định. Chữ ký số phải hiển thị tên cơ quan hoặc cá nhân thực hiện, thời gian ký đầy đủ đến từng giây theo múi giờ Việt Nam, và được đặt ở góc trên bên phải trang đầu của tệp tin.

Toàn bộ dữ liệu số hóa và dữ liệu chủ sau đó được đóng gói và chuyển vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số theo quy định. Quá trình bàn giao phải có biên bản xác nhận giữa các bên liên quan mỗi lần thực hiện.

Thiết bị quét: Yếu tố quyết định chất lượng đầu ra

Máy quét là mắt xích quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình. Một thiết bị không phù hợp sẽ khiến toàn bộ công đoạn sau — OCR, kiểm tra chất lượng, ký số — đều bị ảnh hưởng theo.

Thông tư không quy định cứng nhắc model hay thương hiệu cụ thể, nhưng yêu cầu thiết bị phải đủ khả năng đáp ứng thông số kỹ thuật đầu ra mà đơn vị đã xác định trong kế hoạch số hóa. Trên thực tế, điều này có nghĩa là:

• Độ phân giải: Đủ để OCR đạt ngưỡng 98% — thông thường tối thiểu 300 dpi cho tài liệu văn bản thông thường, cao hơn với tài liệu có chữ nhỏ hoặc đã cũ.
• Tốc độ quét: Phải phù hợp với khối lượng tài liệu cần xử lý trong thời hạn kế hoạch đặt ra.
• Khổ giấy hỗ trợ: Với cơ quan lưu trữ nhiều khổ giấy khác nhau (A4, A3, giấy khổ lớn), máy quét phải xử lý được đa dạng định dạng.
• ADF (khay nạp tự động): Không thể thiếu với dự án số hóa số lượng lớn — quét thủ công từng tờ sẽ không đảm bảo tiến độ.
• Xử lý ảnh tự động: Các tính năng như tự chỉnh độ nghiêng, xóa viền đen, loại trang trắng giúp giảm đáng kể công đoạn chỉnh sửa thủ công sau quét.

Lưu ý đặc biệt với tài liệu ảnh và phim

Với tài liệu lưu trữ dạng ảnh và phim, Thông tư yêu cầu sử dụng máy quét hoặc thiết bị chụp chuyên dụng có độ phân giải cao để đảm bảo chất lượng hình ảnh tốt nhất. Đây là nhóm tài liệu cần thiết bị riêng biệt, không thể dùng máy quét tài liệu thông thường thay thế.

Những điểm dễ bỏ sót khi triển khai

Nhiều đơn vị tập trung vào phần cứng và phần mềm nhưng bỏ qua một số yêu cầu quan trọng trong Thông tư:

Quản lý tài liệu mật: Tài liệu tuyệt mật không được thực hiện số hóa. Với tài liệu tối mật và mật, cần tuân thủ quy trình xin ý kiến lãnh đạo có thẩm quyền trước khi tiến hành, và phải thực hiện mã hóa bằng phần mềm của cơ quan mật mã.

Sao lưu dự phòng: Sau khi hoàn tất số hóa, đơn vị phải thực hiện sao lưu dự phòng sang thiết bị lưu trữ khác và đảm bảo chế độ bảo mật dữ liệu để phòng rủi ro thất thoát.

Đơn giá và dự toán: Đối với việc xác định đơn giá dự toán số hóa, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước xác nhận rằng định mức kinh tế - kỹ thuật theo Thông tư 04/2014/TT-BNV vẫn là căn cứ để xây dựng đơn giá trong thời gian chờ văn bản thay thế. Đây là điểm quan trọng khi lập dự toán ngân sách cho dự án số hóa.

Vai trò của thiết bị trong bài toán chi phí — chất lượng

Một sai lầm phổ biến là chọn máy quét dựa hoàn toàn vào giá thành. Thực tế cho thấy thiết bị quét chất lượng thấp dẫn đến tỷ lệ lỗi OCR cao, phải quét lại nhiều lần, kéo dài thời gian và tăng chi phí nhân công xử lý hậu kỳ — cuối cùng tổng chi phí lại cao hơn.

Ngược lại, đầu tư đúng vào máy quét từ đầu giúp:

• Giảm tỷ lệ phải quét lại nhờ chất lượng ảnh ổn định ngay từ lần đầu.
• Đạt ngưỡng OCR 98% yêu cầu mà không cần can thiệp thủ công nhiều.
• Rút ngắn thời gian hoàn thành dự án, đặc biệt với khối lượng tài liệu lớn.
• Giảm gánh nặng kiểm tra và xử lý lỗi cho nhân sự.

Với các cơ quan có khối lượng tài liệu lớn hoặc yêu cầu số hóa thường xuyên, máy quét ADF tốc độ cao (50 trang/phút trở lên) là lựa chọn thực tế hơn so với máy quét phẳng đơn tờ.

HPT Tech hỗ trợ gì cho quá trình này?

HPT Tech cung cấp các dòng máy quét tài liệu từ những thương hiệu chuyên nghiệp như Avision, Visioneer và Microtek — đây là những thiết bị được thiết kế phục vụ đúng nhu cầu số hóa tài liệu văn phòng và lưu trữ quy mô lớn.

Các sản phẩm này đáp ứng các yêu cầu thực tế của Thông tư 05/2025/TT-BNV: độ phân giải đủ cao cho OCR chính xác, khay ADF dung tích lớn, hỗ trợ xuất đa định dạng (PDF, PDF/A, TIFF, JPEG) và tích hợp phần mềm xử lý ảnh tự động giúp chuẩn hóa đầu ra.

Liên hệ HPT Tech để được tư vấn lựa chọn thiết bị phù hợp với quy mô và loại tài liệu của đơn vị bạn.