Lưu trữ điện tử không phải là giữ mãi mãi: Vòng đời tài liệu theo Luật Lưu trữ 2024

Dung lượng lưu trữ ngày càng rẻ khiến nhiều cơ quan, doanh nghiệp mặc định “cứ giữ hết cho chắc”. Nhưng với tài liệu lưu trữ, giữ tất cả mãi mãi không phải là giải pháp an toàn mà lại là một rủi ro. Luật Lưu trữ năm 2024, có hiệu lực từ ngày 1/7/2025, cùng các nghị định và thông tư hướng dẫn, đặt ra một khung quản trị vòng đời rõ ràng: mỗi tài liệu phải được xác định thời hạn bảo quản, tài liệu hết giá trị phải được tiêu hủy đúng quy trình, còn tài liệu có giá trị vĩnh viễn phải được nộp lưu đúng hạn vào Lưu trữ lịch sử. Giữ thứ đáng lẽ phải hủy, hay không nộp thứ cần bảo tồn, đều là vi phạm.

Mỗi tài liệu có một “tuổi thọ” pháp lý

Theo luật, tài liệu lưu trữ được chia thành hai nhóm: lưu trữ vĩnh viễn và lưu trữ có thời hạn. Nhóm vĩnh viễn gồm tài liệu có giá trị đặc biệt, hồ sơ về đường lối, chủ trương, chính sách, chiến lược, các chương trình, đề án, dự án quan trọng, trọng điểm quốc gia và những tài liệu khác theo quy định. Nhóm có thời hạn được tính theo năm, tối thiểu hai năm và tối đa bảy mươi năm kể từ năm công việc kết thúc.

Khi một hồ sơ chứa nhiều tài liệu với thời hạn khác nhau, thời hạn của cả hồ sơ được lấy theo tài liệu có thời hạn dài nhất. Bộ, ngành quy định thời hạn cụ thể cho lĩnh vực của mình sau khi thống nhất với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ; người đứng đầu mỗi cơ quan, tổ chức ban hành danh mục và thời hạn bảo quản cho tài liệu hình thành trong hoạt động của đơn vị. Việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản vì thế là bước nền tảng, quyết định toàn bộ vòng đời tài liệu về sau.

Kho lưu trữ với hàng nghìn hộp tài liệu được đánh số — mỗi hồ sơ đều gắn một thời hạn bảo quản xác định, không phải giữ vô thời hạn.

Nộp lưu đúng hạn: một năm và năm năm

Luật quy định hai mốc thời gian quan trọng. Hồ sơ, tài liệu phải được nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan trong thời hạn tối đa một năm kể từ năm công việc kết thúc. Sau đó, tài liệu thuộc diện nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn tối đa năm năm kể từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành — rút ngắn đáng kể so với mốc mười năm của luật cũ, nhằm đưa tài liệu có giá trị vào hệ thống lưu trữ chuyên nghiệp sớm hơn.

Với một số lĩnh vực đặc thù, luật chuyên ngành có thể quy định thời hạn nộp lưu dài hơn, tối đa ba mươi năm. Riêng tài liệu điện tử, khi nộp lưu phải đáp ứng các yêu cầu về tính xác thực và toàn vẹn; tài liệu đóng dấu mật chỉ được nộp vào Lưu trữ lịch sử sau khi đã giải mật. Đây là những điểm mà doanh nghiệp và cơ quan cần đưa vào kế hoạch từ sớm, tránh dồn việc đến sát hạn chót rồi làm không đúng chuẩn.

Hết giá trị vẫn không được tự ý xóa

Điểm dễ bị hiểu sai nhất là việc tiêu hủy. Tài liệu hết thời hạn bảo quản không được phép xóa hay đem đi hủy một cách tùy tiện; toàn bộ phải tuân theo một quy trình chặt chẽ. Trước hết, đơn vị lập danh mục tài liệu hết thời hạn kèm bản thuyết minh trình người đứng đầu. Một Hội đồng xác định giá trị tài liệu — với tối thiểu năm thành viên gồm lãnh đạo, người làm lưu trữ và người am hiểu lĩnh vực — sẽ xem xét, đối chiếu, thảo luận tập thể và lập biên bản.

Tiếp đó là bước thẩm định của cơ quan quản lý lưu trữ có thẩm quyền, thường trong thời hạn khoảng hai mươi lăm ngày. Chỉ khi có quyết định hủy của người có thẩm quyền, việc tiêu hủy mới được tổ chức, và phải bảo đảm hủy hết thông tin, không thể khôi phục, có biên bản đầy đủ chữ ký. Đáng chú ý, với tài liệu lưu trữ số, khi hủy phải hủy đồng thời dữ liệu chủ và cả bản giấy đã số hóa nếu còn; hồ sơ về việc hủy phải được giữ lại tối thiểu hai mươi năm để truy vết khi cần.

Đặc thù của tài liệu lưu trữ điện tử

Môi trường số đặt ra yêu cầu riêng. Tài liệu lưu trữ số được xem là hết giá trị khi không còn mối liên kết với tài liệu số khác có thời hạn dài hơn trong cùng hệ thống. Khi giao nộp, gói tin phải đi qua các bước kiểm tra virus, kiểm tra tính xác thực và đối chiếu số lượng với mục lục, rồi mới lập biên bản thu nộp. Việc nộp lưu có thể thực hiện trực tiếp bằng thiết bị lưu trữ hoặc trực tuyến qua hệ thống của cơ quan lưu trữ lịch sử.

Yêu cầu xuyên suốt là bảo đảm toàn vẹn và xác thực: tài liệu số phải được xác thực số, giữ nguyên vẹn từ khi khởi tạo, lưu kèm dữ liệu chủ và truy cập được ở dạng hoàn chỉnh. Trường hợp hồ sơ vừa có bản giấy vừa có bản điện tử thì phải thu nộp đồng bộ tất cả các dạng, không tách rời. Đây là lý do một hệ thống quản lý tài liệu điện tử tốt cần theo dõi được cả liên kết, phiên bản lẫn nhật ký của từng hồ sơ suốt vòng đời.

Khi tổ chức giải thể hoặc tái cơ cấu

Một tình huống thường bị bỏ quên là khi cơ quan, doanh nghiệp giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc tổ chức lại. Khi đó, toàn bộ hồ sơ, tài liệu phải được chỉnh lý, thống kê và bàn giao theo quy định, không được chiếm giữ hay tiêu hủy trái phép. Tài liệu có giá trị vĩnh viễn phải được nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền trước thời điểm chấm dứt hoạt động; các tài liệu còn lại được bàn giao cho cơ quan cấp trên hoặc chủ sở hữu quản lý. Bỏ qua bước này có thể khiến những dữ liệu quan trọng biến mất vĩnh viễn cùng với tổ chức.

Quản trị vòng đời, không chỉ là lưu trữ

Thông điệp của khung pháp lý mới rất rõ: lưu trữ điện tử là quản trị vòng đời tài liệu, chứ không phải là chất đống dữ liệu vô thời hạn. Doanh nghiệp nên bắt đầu từ việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản, thiết lập quy trình xác định giá trị và tiêu hủy đúng luật, đồng thời chọn hệ thống có khả năng gắn thời hạn, kiểm soát toàn vẹn và hỗ trợ giao nộp điện tử. Làm chủ được vòng đời tài liệu, tổ chức vừa giảm rủi ro pháp lý và chi phí lưu trữ, vừa bảo đảm những tài liệu thực sự có giá trị được gìn giữ cho mai sau.