Chuyển đổi số ở chính quyền cơ sở: 'Chìa khóa' vận hành mô hình hai cấp sau một năm

Một năm sau khi mô hình chính quyền địa phương hai cấp chính thức đi vào vận hành, bức tranh ở cấp cơ sở đã thay đổi rõ rệt. Xã, phường trở thành nơi trực tiếp tiếp nhận và giải quyết phần lớn thủ tục hành chính cho người dân và doanh nghiệp. Khối lượng công việc dồn về cấp cơ sở tăng vọt, và ở hầu hết địa phương, lời giải được lựa chọn là chuyển đổi số. Không còn là khẩu hiệu, công nghệ số đang trở thành điều kiện để bộ máy mới vận hành trơn tru.

Việc tổ chức lại đơn vị hành chính, bỏ cấp huyện và mở rộng quy mô xã, phường khiến mỗi đơn vị cơ sở phải quản lý địa bàn rộng hơn, dân số đông hơn và dữ liệu phức tạp hơn trước. Tại hội nghị sơ kết công tác sáu tháng đầu năm 2026 của ngành nội vụ ngày 9/7, mô hình hai cấp được đánh giá cơ bản hoạt động ổn định, song vẫn còn những vướng mắc về tổ chức bộ máy, phân cấp, phân quyền và bố trí nhân lực. Đây chính là những điểm nghẽn mà chuyển đổi số được kỳ vọng góp phần tháo gỡ.

Chuyển đổi số giúp cán bộ cấp cơ sở xử lý khối lượng hồ sơ ngày càng lớn sau khi sắp xếp đơn vị hành chính.

Hạ tầng số: bài toán đầu tiên của chính quyền cơ sở

Muốn số hóa, trước hết phải có hạ tầng. Đây là lý do nhiều địa phương dành khoản đầu tư lớn để trang bị đồng bộ thiết bị công nghệ thông tin cho cấp xã ngay trong năm đầu vận hành mô hình mới. Tại Cà Mau, một dự án có tổng mức đầu tư hơn 106 tỷ đồng đã được phê duyệt để mua sắm, thay thế thiết bị cho toàn bộ 64 xã, phường, trong đó riêng chi phí thiết bị hơn 101 tỷ đồng, sử dụng nguồn vốn đầu tư công trung hạn và thực hiện trong hai năm 2026 - 2027.

Quy mô trang bị cho thấy mức độ đầu tư nền tảng: 1.383 máy tính để bàn, 503 máy tính xách tay, 739 máy in laser A4 và 499 máy scan, cùng hệ thống mạng nội bộ, thiết bị chuyển mạch, bộ phát Wi-Fi và nguồn điện dự phòng. Tại các trung tâm phục vụ hành chính công cấp xã, nhiều thiết bị phục vụ tiếp nhận và xử lý hồ sơ như máy tính, máy in, máy scan, camera trí tuệ nhân tạo, thiết bị lưu trữ và hệ thống kết nối dữ liệu tập trung cũng được bổ sung. Đáng chú ý, máy scan là mắt xích quan trọng: hồ sơ giấy phải được số hóa ngay từ khâu tiếp nhận thì mới có thể xử lý, lưu trữ và tra cứu trên môi trường điện tử.

Dữ liệu và phần mềm dùng chung: thay đổi cách vận hành

Thiết bị chỉ là phần cứng. Giá trị thực sự nằm ở dữ liệu và phần mềm điều hành. Tại phường Bình Phước (Đồng Nai), địa phương đã đưa vào vận hành thử nghiệm phần mềm quản lý khu phố cho 12 khu phố hình thành sau khi sắp xếp từ 37 khu phố cũ. Ngay trong giai đoạn thí điểm tại 6 khu phố, hệ thống đã tiếp nhận thông tin và số hóa thành công 2.129 hộ với 8.741 nhân khẩu, đồng thời vận hành các tính năng quản lý hộ dân, nhân khẩu, gửi thông báo, giấy mời họp và tiếp nhận ý kiến của người dân.

Ở TP. Hồ Chí Minh, xã Bình Mỹ được thành lập trên cơ sở sáp nhập ba xã đã lập tổ công nghệ để chuẩn hóa số liệu và xây dựng kho dữ liệu dân cư, đất đai. Tại cấp ấp, hơn 250 thành viên tổ công nghệ số cộng đồng tham gia hỗ trợ, hơn 590 lượt cán bộ và người dân được tập huấn kỹ năng số. Kho cơ sở dữ liệu dân cư số từng bước hình thành đã giúp đẩy nhanh công tác quy hoạch, quản lý đô thị và giải quyết kịp thời các thủ tục hành chính liên quan đến đất đai. Nguyên tắc chung được nhiều địa phương xác định là lấy dữ liệu làm nền tảng, lấy người dân làm trung tâm và lấy hiệu quả phục vụ làm mục tiêu cao nhất.

Nhiều xã, phường xây dựng nền tảng quản lý địa bàn trên môi trường số, lấy dữ liệu làm gốc.

Từ 'trung tâm điều hành số' đến phục vụ người dân

Một số địa phương đã tiến xa hơn việc số hóa từng nghiệp vụ, hướng tới tích hợp toàn bộ hoạt động vào một nền tảng thống nhất. Phường Hòa Cường (Đà Nẵng) đưa vào vận hành hệ thống chính quyền số đóng vai trò như một trung tâm điều hành số của phường. Hệ thống cung cấp màn hình tổng hợp giúp lãnh đạo nắm các chỉ số kinh tế - xã hội, tình hình đô thị, dịch vụ công và tiến độ nhiệm vụ theo thời gian thực thông qua biểu đồ, báo cáo trực quan và bản đồ số đa lớp.

Với mỗi lĩnh vực, cán bộ có một ứng dụng nghiệp vụ riêng để tiếp nhận, tra cứu và xử lý công việc, từ quản lý dân cư, cấp phép xây dựng đến quản lý hộ kinh doanh, cơ sở lưu trú, y tế, giáo dục. Dữ liệu chỉ cần cập nhật một lần và được dùng chung cho nhiều mục đích, qua đó giảm nhập trùng, hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian xử lý. Việc chuẩn hóa quy trình trên hệ thống còn giúp công việc minh bạch, dễ kiểm soát và thuận lợi khi bàn giao, nhất là trong điều kiện cán bộ có thể luân chuyển. Với người dân, trợ lý ảo hỗ trợ tra cứu và hướng dẫn thủ tục hành chính vào mọi thời điểm.

Những nút thắt cần tiếp tục tháo gỡ

Dù đạt nhiều kết quả bước đầu, chuyển đổi số ở cơ sở vẫn đối mặt không ít thách thức. Hạ tầng chưa đồng đều giữa khu vực đô thị và vùng sâu, vùng xa. Khối dữ liệu cũ phân tán, chưa được chuẩn hóa và chưa liên thông đầy đủ giữa các hệ thống. Đội ngũ cán bộ cấp xã còn mỏng, kỹ năng số không đồng đều, trong khi khối lượng công việc phát sinh sau sắp xếp lại rất lớn. Ở nhiều nơi, việc vận hành vẫn phải dựa vào sự hỗ trợ của tổ công nghệ số cộng đồng và lực lượng kỹ thuật bên ngoài.

Bài toán vì thế không dừng ở mua sắm thiết bị, mà là duy trì, vận hành, bảo mật và cập nhật dữ liệu một cách liên tục. Nếu dữ liệu không được làm sạch, chuẩn hóa và kết nối, hệ thống dễ trở thành những 'ốc đảo' rời rạc. Ngược lại, khi dữ liệu được quản trị tốt, mỗi thao tác của cán bộ đều tạo ra giá trị dùng lại được cho toàn bộ máy.

Cơ hội đồng hành cho doanh nghiệp công nghệ

Làn sóng trang bị hạ tầng và số hóa ở hàng nghìn xã, phường đang mở ra nhu cầu rất lớn về thiết bị số hóa như máy scan, máy in, máy chủ và thiết bị lưu trữ, cùng phần mềm quản lý tài liệu, dịch vụ số hóa hồ sơ và tư vấn triển khai. Đây vừa là cơ hội thị trường, vừa là trách nhiệm đồng hành đối với các doanh nghiệp cung cấp giải pháp số hóa tài liệu và hạ tầng công nghệ thông tin, để công nghệ thực sự đi vào vận hành chứ không dừng ở hình thức.

Sau một năm vận hành, mô hình chính quyền hai cấp được đánh giá cơ bản ổn định nhưng vẫn cần tiếp tục tháo gỡ vướng mắc.

Một năm nhìn lại, chuyển đổi số đã chứng minh vai trò 'chìa khóa' trong việc giúp chính quyền cơ sở gánh vác khối lượng công việc mới và phục vụ người dân tốt hơn. Chặng đường phía trước còn nhiều việc phải làm, từ hoàn thiện hạ tầng, chuẩn hóa và liên thông dữ liệu đến nâng cao năng lực số cho cán bộ. Nhưng hướng đi đã rõ ràng: chính quyền gần dân nhất chỉ có thể vận hành hiệu quả khi được đặt trên một nền tảng số vững chắc.