Giảm tải in ấn và sao chụp giấy tờ ở quầy một cửa hành chính công với máy in Pantum BM5100ADW

Ở một quầy tiếp dân, đơn vị thời gian không phải là giờ mà là phút. Người dân đến làm thủ tục chứng thực, đăng ký khai sinh hay xác nhận cư trú thường mang theo một tập giấy tờ; cán bộ tiếp nhận phải kiểm tra, sao chụp, in biên nhận rồi trả lại bản gốc — trong lúc phía sau còn cả hàng người đang chờ. Khi khâu in ấn và sao chụp chậm lại vài phút mỗi lượt, con số đó nhân lên thành hàng chục lượt một buổi sáng.

Tình huống điển hình dưới đây mô tả một trung tâm phục vụ hành chính công cấp phường với năm quầy tiếp nhận. Đây không phải hồ sơ của một đơn vị cụ thể, mà là bối cảnh thường gặp bạn có thể đối chiếu với chính phòng làm việc của mình.

Nút thắt không nằm ở người, mà ở chiếc máy in giữa phòng

Trước khi thay đổi thiết bị, cả dãy quầy dùng chung một máy in laser đơn năng đời cũ với khay giấy 150 tờ, cộng thêm một máy photocopy đặt ở phòng bên. Ba vấn đề lặp lại mỗi ngày.

• Giấy hết giữa giờ cao điểm. Khay 150 tờ chỉ đủ khoảng ba chục bộ hồ sơ, nên mỗi buổi sáng phải nạp giấy nhiều lần — mỗi lần là một lần bỏ dở việc đang làm.
• Cán bộ rời quầy để photocopy. Mỗi lần cần bản sao căn cước là một lần đứng lên, sang phòng bên, chụp mặt trước rồi mặt sau thành hai tờ rời.
• In một mặt, tốn giấy. Máy cũ không có in hai mặt tự động nên quyết định, biên bản nhiều trang đều in một mặt, làm tập hồ sơ dày lên và tủ lưu trữ chật hơn.

In 40 trang mỗi phút để quầy không phải chờ máy

Pantum BM5100ADW in 40 trang/phút ở khổ A4 (42 trang/phút khổ Letter), trang đầu tiên ra sau không quá 6,9 giây. Ở quầy tiếp dân, chính con số 6,9 giây mới đáng chú ý: phần lớn lệnh in tại đây chỉ vài trang — một biên nhận, một phiếu hẹn — nên thời gian người dân chờ phụ thuộc vào việc máy khởi động lệnh nhanh hay chậm, chứ không phụ thuộc tốc độ in liên tục. Với lệnh dài hơn, 40 trang/phút nghĩa là bộ hồ sơ 20 trang in xong trong khoảng nửa phút. Bộ xử lý 1,2 GHz và bộ nhớ 512 MB đủ để nhận nhiều lệnh dồn về cùng lúc, còn độ phân giải 1.200 x 1.200 dpi cho chữ rõ trên biểu mẫu cỡ chữ nhỏ.

Máy in laser đen trắng đa năng Pantum BM5100ADW — in, sao chụp, quét hai mặt một lần chạy, kết nối LAN Gigabit và Wi-Fi hai băng tần.

Nạp giấy một lần cho cả ngày cao điểm

Đây là điểm thay đổi rõ rệt nhất với một quầy tiếp dân. Cấu hình tiêu chuẩn của BM5100ADW gồm khay chính 250 tờ và khay đa năng 60 tờ, nhưng máy nhận thêm tối đa hai khay tùy chọn PT-511H 550 tờ, đưa tổng dung lượng đầu vào lên 1.410 tờ.

So sánh trực tiếp, 1.410 tờ tương đương gần chín lần dung lượng một khay 150 tờ. Nếu buổi sáng cao điểm tiêu thụ 400–500 trang, bạn nạp giấy một lần vào đầu ngày. Việc nạp giấy chuyển từ một việc phát sinh giữa giờ làm việc thành một việc trong quy trình mở cửa — đúng điều bạn cần ở một quầy có người ngồi chờ.

Sao chụp căn cước hai mặt lên một trang ngay tại quầy

Trong các chức năng sao chụp của BM5100ADW, chế độ ID copy giải quyết đúng việc mà quầy tiếp dân làm nhiều nhất: chụp cả hai mặt của một thẻ — căn cước công dân, giấy phép lái xe, thẻ bảo hiểm — rồi ghép lên cùng một trang A4. Thay vì hai tờ rời phải kẹp lại và dễ thất lạc trong tập hồ sơ, bạn có một tờ duy nhất, đúng dạng bộ phận lưu trữ mong muốn.

Máy còn có chế độ receipt copy cho chứng từ nhỏ như phiếu thu, N-up ghép nhiều trang lên một tờ, collated copy tự sắp thứ tự khi sao chụp nhiều bộ và watermark đóng dấu chìm lên bản sao. Tốc độ sao chụp 40 trang/phút, bản đầu tiên ra sau dưới 10 giây trên mặt kính, thu nhỏ hoặc phóng to 25%–400%, tối đa 99 bản mỗi lượt.

Khay nạp tài liệu tự động chứa 50 tờ, quét hai mặt một lần chạy ở tốc độ 24 trang/phút (48 mặt/phút). Bản quét gửi trực tiếp tới máy tính, email, thư mục FTP hoặc SMB trên mạng nội bộ, hoặc USB cắm trên máy — bộ hồ sơ giấy vừa tiếp nhận vào được thư mục lưu trữ điện tử mà không cần thiết bị thứ hai.

In hai mặt và mực dung lượng lớn giữ chi phí mỗi trang ở mức thấp

Máy in hai mặt tự động ở tốc độ 20 mặt/phút khổ A4, hỗ trợ A4, Letter, Legal, Folio và Oficio. Với văn bản hành chính nhiều trang, in hai mặt cắt trực tiếp một nửa lượng giấy và làm mỏng tập hồ sơ tương ứng — lợi ích cộng dồn theo từng tháng lưu trữ, không chỉ theo từng lần in.

Về vật tư, máy tách rời hộp mực và trống in. Trống DL-5120 có tuổi thọ 30.000 trang; hộp mực có ba mức TL-5120 3.000 trang, TL-5120H 6.000 trang và TL-5120X 15.000 trang. Chọn mức 15.000 trang giúp giảm chi phí mỗi trang và giảm số lần thay mực trong năm — điều đáng cân nhắc khi việc mua sắm vật tư phải qua thủ tục, không thể xử lý trong ngày.

Chu kỳ nhiệm vụ tối đa là 100.000 trang/tháng — ngưỡng chịu tải thiết kế, cho thấy máy còn nhiều dự phòng so với nhu cầu một quầy cấp phường. Công suất khi in trung bình không quá 650 W, ở chế độ ngủ chỉ 1 W.

Một máy dùng chung cho cả dãy quầy

BM5100ADW có cổng Ethernet 10/100/1000 Base-Tx, nên cắm vào switch của phòng là cả năm quầy in được vào cùng một thiết bị thay vì mỗi quầy một máy nhỏ. Máy cũng có Wi-Fi hai băng tần 2,4 GHz và 5 GHz chuẩn IEEE 802.11a/b/g/n cho máy tính không kéo được dây mạng, cùng cổng USB 2.0 tốc độ cao.

Với thiết bị di động, máy hỗ trợ AirPrint, Mopria Print Service, ứng dụng của hãng trên iOS và Android cùng kết nối chạm NFC. Máy hiểu PCL5e, PCL6 và PostScript nên tương thích với các phần mềm quản lý hồ sơ và hệ điều hành phổ biến, kể cả các bản Linux nhiều đơn vị nhà nước đang dùng. Thân máy 415 x 365 x 370 mm, nặng 12,5 kg, đặt được trên một chiếc tủ thấp phía sau dãy quầy; độ ồn khi in không quá 54 dB(A).

Kết quả và điều kiện để đạt được

Trong tình huống này, thay đổi thấy được không phải là bản in đẹp hơn, mà là ba việc biến mất khỏi ngày làm việc: nạp giấy giữa giờ cao điểm, rời quầy đi photocopy, và kẹp hai tờ giấy tờ tùy thân rời rạc vào hồ sơ. Cán bộ tiếp nhận giữ được vị trí của mình suốt buổi, thời gian mỗi lượt tiếp dân ngắn lại đúng ở những phút vốn bị mất cho việc đi lại.

Để đạt được điều đó, có ba việc cần chuẩn bị trước khi mua. Một, đặt hàng kèm khay tùy chọn PT-511H nếu muốn dung lượng 1.410 tờ — cấu hình tiêu chuẩn chỉ có 250 tờ. Hai, đặt máy trong cùng dải mạng với các máy trạm ở quầy và cấu hình in mạng ngay khi lắp. Ba, hướng dẫn nhân viên dùng chế độ ID copy và in hai mặt làm mặc định ngay từ tuần đầu.

Bài học cho các đơn vị có quầy tiếp dân

Khi chọn máy in cho quầy giao dịch, phản xạ thường gặp là so tốc độ in. Nhưng ở môi trường này, ba tiêu chí khác quan trọng hơn: dung lượng giấy đủ cho cả ngày cao điểm, chức năng sao chụp giấy tờ tùy thân ngay tại chỗ, và khả năng dùng chung qua mạng nội bộ. Máy in nhanh nhưng khay giấy nhỏ vẫn khiến quầy phải dừng lại nhiều lần mỗi buổi.

Pantum BM5100ADW ở mức giá 9.190.000đ tại HPT Tech đáp ứng đủ ba tiêu chí đó trong một thiết bị, thay cho cặp máy in cộng máy photocopy đặt tách phòng. Nếu đơn vị của bạn có bộ phận một cửa với khối lượng hồ sơ giấy lớn, hãy liên hệ HPT Tech để được tư vấn cấu hình khay giấy và mức dung lượng hộp mực phù hợp với sản lượng in thực tế hằng tháng.