Luật Lưu trữ 2024 sau một năm: Tài liệu lưu trữ điện tử trở thành "mặc định" của mọi tổ chức

Tròn một năm kể từ ngày Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 có hiệu lực (1/7/2025), khung pháp lý cho công tác lưu trữ ở Việt Nam đã bước sang một trang mới. Cùng với các nghị định và thông tư hướng dẫn được ban hành liên tiếp trong năm 2025, luật đã thiết lập một hành lang tương đối hoàn chỉnh cho lưu trữ số – lĩnh vực trước đây gần như bỏ ngỏ. Thông điệp xuyên suốt rất rõ ràng: tài liệu lưu trữ điện tử không còn là lựa chọn mang tính thử nghiệm, mà đang trở thành trạng thái "mặc định" mà mọi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp buộc phải hướng tới.

Điểm mấu chốt nhất của bộ luật là lần đầu tiên khẳng định giá trị pháp lý của tài liệu lưu trữ số, đồng thời đặt ra những yêu cầu, nghĩa vụ cụ thể về thu nộp, bảo quản, khai thác và hủy tài liệu trong môi trường số. Đây vừa là cơ hội để tinh gọn kho tàng giấy tờ, vừa là áp lực buộc các đơn vị phải chuẩn bị hạ tầng, quy trình và nhân lực ngay từ bây giờ.

Một bộ luật cho thời chuyển đổi số

Được Quốc hội khóa XV thông qua tại kỳ họp thứ 7 ngày 21/6/2024, Luật Lưu trữ năm 2024 gồm 8 chương, 65 điều, thay thế Luật Lưu trữ năm 2011. Trên cơ sở kế thừa luật cũ, bộ luật mới tập trung làm rõ bốn chính sách lớn, xuyên suốt toàn bộ nội dung: thẩm quyền quản lý tài liệu thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam; quản lý tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số và phát triển Chính phủ điện tử; quản lý tài liệu lưu trữ tư; và quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ.

Trong bốn trụ cột đó, quản lý tài liệu lưu trữ điện tử là điểm nhấn phản ánh rõ nhất tinh thần thời đại. Toàn bộ chương về nghiệp vụ lưu trữ đã dành nhiều điều khoản riêng cho tài liệu điện tử, từ khái niệm, phân loại đến quy trình thu nộp, bảo quản và tiêu hủy – điều mà luật cũ chưa thể bao quát khi ban hành cách đây hơn một thập kỷ.

Ngành văn thư – lưu trữ đang chuyển mình từ "lưu trữ tài liệu" sang "lưu trữ dữ liệu" theo yêu cầu của Luật Lưu trữ 2024.

Tài liệu lưu trữ số có giá trị pháp lý như bản gốc

Quy định được chờ đợi nhất nằm ở việc luật khẳng định tài liệu lưu trữ số có đầy đủ giá trị pháp lý như thông điệp dữ liệu theo pháp luật về giao dịch điện tử. Nói cách khác, một tài liệu được tạo lập, ký số và lưu trữ đúng quy định trong môi trường số có thể được sử dụng, đối chiếu và làm bằng chứng như bản gốc, thay vì buộc phải giữ lại bản giấy song song.

Luật cũng phân định rõ: tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm tài liệu lưu trữ số và các tài liệu lưu trữ điện tử khác. Trong đó, tài liệu lưu trữ số là tài liệu được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số – gồm cả tài liệu "sinh ra đã số" và bản số hóa từ tài liệu giấy. Sự phân định này tưởng chừng kỹ thuật nhưng có ý nghĩa thực tiễn lớn, bởi nó xác định rõ loại tài liệu nào được pháp luật thừa nhận và bảo vệ, từ đó gỡ bỏ tâm lý e ngại "bản số hóa không có giá trị" vốn kìm hãm nhiều dự án số hóa suốt thời gian dài.

Kho lưu trữ số và Nền tảng Lưu trữ số quốc gia

Để tài liệu số được bảo quản an toàn và khai thác hiệu quả, luật và các văn bản hướng dẫn đưa ra khái niệm "kho lưu trữ số" – một kho dữ liệu chuyên dụng gồm ba cấu phần: hạ tầng kỹ thuật, hệ thống phần mềm và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Hệ thống phần mềm phải thực hiện được các nghiệp vụ thu nộp, phân loại, thống kê, xác định giá trị, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ số. Mô hình được hướng tới là chuẩn lưu trữ số quốc tế OAIS (ISO 14721), với các gói tài liệu nộp, gói tài liệu lưu trữ và gói tài liệu sử dụng bảo đảm khả năng liên thông lâu dài.

Ở tầm quốc gia, Nghị định số 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ đã đặt nền cho Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, kết nối từ trung ương đến địa phương thông qua Nền tảng Lưu trữ số quốc gia. Theo đó, các cơ quan, tổ chức phải cập nhật cơ sở dữ liệu định kỳ 6 tháng, còn bộ, ngành, địa phương cập nhật định kỳ 12 tháng; những đơn vị đã có cơ sở dữ liệu phải hoàn thiện theo quy định trong vòng 36 tháng. Song song, thông tư về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu số hướng dẫn cụ thể cách thức số hóa, chuẩn siêu dữ liệu, sao lưu và kiểm tra để bảo đảm dữ liệu an toàn, toàn vẹn.

Những tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt được số hóa nhằm bảo vệ bản gốc và phát huy giá trị lâu dài.

Nghĩa vụ mới của cơ quan, doanh nghiệp

Luật Lưu trữ 2024 siết chặt hơn trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu. Người được giao xử lý công việc phải lập hồ sơ và nộp vào lưu trữ hiện hành trong thời hạn tối đa 1 năm tính từ năm kết thúc công việc; thời hạn nộp vào lưu trữ lịch sử tối đa là 5 năm kể từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành, một số trường hợp đặc thù có thể kéo dài tới 30 năm. Khi một hồ sơ tồn tại đồng thời ở dạng giấy, trên vật mang tin khác và dạng điện tử thì phải thu nộp đầy đủ các loại, tránh thất lạc thông tin.

Đối với tài liệu số, yêu cầu về an toàn được đặt lên hàng đầu: tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu phải được sao lưu tối thiểu hai bộ trên hai phương tiện lưu trữ độc lập; cơ quan, tổ chức phải lập kế hoạch kiểm tra hằng năm và bảo đảm kiểm tra toàn bộ tài liệu số thuộc phạm vi quản lý trong vòng ba năm. Việc số hóa cũng phải tuân thủ chuẩn kỹ thuật, không làm xáo trộn trật tự kho và không ảnh hưởng đến thể thức, nội dung của bản gốc.

Lưu trữ tư và dịch vụ lưu trữ: mở cửa cho doanh nghiệp

Một điểm mới đáng chú ý là luật lần đầu quy định rõ về lưu trữ tư – tài liệu hình thành trong hoạt động của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng và doanh nghiệp tư nhân – khuyến khích bảo vệ và phát huy giá trị những tài liệu này. Đồng thời, hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trữ được luật hóa, tạo hành lang cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chỉnh lý, số hóa, bảo quản và xây dựng hệ thống lưu trữ số.

Với cộng đồng doanh nghiệp công nghệ và dịch vụ, đây là cơ hội thị trường rõ rệt: nhu cầu số hóa, chuẩn hóa dữ liệu và triển khai kho lưu trữ số đang tăng mạnh ở cả khu vực công lẫn tư, đặc biệt sau quá trình sắp xếp lại tổ chức bộ máy khiến khối lượng hồ sơ cần xử lý tăng vọt.

Chuẩn bị từ bây giờ, đừng để "nước đến chân"

Khung pháp lý đã rõ, nhưng khoảng cách giữa quy định và năng lực thực thi vẫn còn lớn. Nhiều tổ chức chưa có hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ đúng kiến trúc, tài liệu tuy đã số hóa nhưng chưa được khai thác, trong khi nhân lực và ngân sách cho lưu trữ còn hạn chế. Đây chính là những bài toán cần được giải quyết sớm để không rơi vào thế bị động khi các mốc thời hạn của luật và nghị định đến gần.

Để chủ động, mỗi cơ quan, doanh nghiệp nên rà soát hiện trạng tài liệu, xây dựng lộ trình số hóa và quản trị tài liệu lưu trữ số theo đúng chuẩn, đầu tư hệ thống kho lưu trữ số bảo đảm ba mục tiêu lưu trữ an toàn – bảo quản lâu dài – khai thác hiệu quả, và đào tạo đội ngũ vừa hiểu nghiệp vụ vừa nắm công nghệ. Tài liệu lưu trữ, khi được số hóa và quản trị bài bản, không chỉ là ký ức pháp lý của tổ chức mà còn là nguồn dữ liệu quý giá cho quản trị và ra quyết định trong nền kinh tế số.