Số hóa tài liệu lưu trữ sau sắp xếp đơn vị hành chính: Nhiệm vụ cấp bách

Cuộc sắp xếp đơn vị hành chính quy mô lớn và việc kết thúc hoạt động của cấp huyện đã làm hình thành một khối lượng hồ sơ, tài liệu khổng lồ cần được xử lý gấp. Chỉnh lý, số hóa và bảo quản đúng cách khối tài liệu này không còn là công việc hành chính đơn thuần, mà trở thành nhiệm vụ cấp bách để giữ gìn thông tin, bảo đảm giá trị pháp lý và duy trì khả năng phục vụ người dân, doanh nghiệp sau khi bộ máy thay đổi.

Khối tài liệu khổng lồ sau khi sắp xếp bộ máy

Theo Nghị quyết số 76/2025/UBTVQH15 có hiệu lực từ ngày 15/4/2025, hệ thống đơn vị hành chính cấp tỉnh và cấp xã được sắp xếp lại, đồng thời mô hình chính quyền địa phương chuyển sang hai cấp và cấp huyện kết thúc hoạt động. Khi một cơ quan hợp nhất, chia tách hoặc chấm dứt hoạt động, toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan đó phải được thống kê, bảo vệ và bàn giao đầy đủ, không được để mất mát, hư hỏng hay chiếm giữ trái phép.

Thực tế cho thấy đây là thách thức không nhỏ. Nhiều cơ quan còn tồn đọng hàng nghìn mét giá tài liệu giấy chưa được chỉnh lý qua nhiều năm; hồ sơ nằm rải rác ở nhiều phòng, ban, kho tạm. Khi thời điểm bàn giao đến gần, nếu không kịp phân loại và số hóa, nguy cơ thất lạc tài liệu hoặc gián đoạn việc tra cứu là rất lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của tổ chức và công dân có hồ sơ đang được lưu giữ.

Hành lang pháp lý đã sẵn sàng

Về mặt thể chế, công tác lưu trữ đang bước vào giai đoạn chuyển đổi mạnh mẽ. Luật Lưu trữ năm 2024 (Luật số 33/2024/QH15) có hiệu lực từ ngày 1/7/2025, lần đầu tiên luật hóa đầy đủ khái niệm tài liệu lưu trữ số và lưu trữ điện tử. Tiếp đó, Nghị định số 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, có hiệu lực từ ngày 21/7/2025, tạo cơ sở cho việc quản lý, nghiệp vụ và bảo quản tài liệu trong môi trường số.

Đặc biệt, Thông tư số 06/2025/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn Luật Lưu trữ đã quy định rõ việc quản lý tài liệu khi đơn vị hành chính cấp huyện kết thúc hoạt động và khi sáp nhập đơn vị hành chính cấp tỉnh, cấp xã. Nguyên tắc xuyên suốt là tài liệu phải được quản lý tập trung, thống nhất, giao nộp về lưu trữ lịch sử hoặc cơ quan, tổ chức kế thừa chức năng, nhiệm vụ, kèm trách nhiệm cụ thể của từng chủ thể. Cùng với đó, cơ quan quản lý đã liên tục đôn đốc các địa phương khẩn trương số hóa tài liệu lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Việc xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ cấp huyện được xác định thực hiện theo lộ trình trong giai đoạn 2026–2028, chia thành nhiều giai đoạn để bảo đảm chất lượng.

Nhiều địa phương xây dựng và triển khai đề án xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ cấp huyện trước khi sắp xếp đơn vị hành chính.

Vì sao số hóa là lời giải

Trong bối cảnh đó, số hóa được coi là lời giải trung tâm. Trước hết, bản số của tài liệu giúp bảo toàn thông tin trước rủi ro thất lạc, rách nát trong quá trình vận chuyển, bàn giao. Thứ hai, tài liệu số cho phép tra cứu tức thời, phục vụ giải quyết thủ tục hành chính cho người dân ngay cả khi cơ quan cũ không còn tồn tại và hồ sơ đã được chuyển giao cho cơ quan kế thừa.

Số hóa còn giúp giảm phụ thuộc vào kho giấy vốn tốn diện tích và chi phí bảo quản, tạo tiền đề để liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống, đồng thời bảo vệ tài liệu gốc khỏi hư hại do khai thác thường xuyên. Tuy nhiên, số hóa không đồng nghĩa với việc “chụp cho có”. Nếu thiếu chuẩn nghiệp vụ, kết quả chỉ là một đống tệp ảnh rời rạc, khó tìm kiếm và không có giá trị sử dụng lâu dài.

Chỉnh lý trước, số hóa sau: quy trình chuẩn

Một nguyên tắc quan trọng là chỉnh lý trước, số hóa sau. Công đoạn chỉnh lý bao gồm phân loại tài liệu, lập hồ sơ, xác định giá trị và thời hạn bảo quản, loại bỏ tài liệu trùng thừa hoặc hết giá trị theo quy định, sau đó biên mục và lập mục lục. Đây là bước làm cho khối tài liệu trở nên có trật tự và có thể quản lý được.

Sau khi chỉnh lý, công đoạn số hóa mới thực sự phát huy hiệu quả. Tài liệu được quét theo thông số kỹ thuật thống nhất, đặt tên và gán mã định danh, tạo siêu dữ liệu (metadata) mô tả để phục vụ tìm kiếm, lựa chọn định dạng bền vững như PDF/A hoặc TIFF, rồi kiểm tra chất lượng hình ảnh, độ đầy đủ và đối chiếu với bản gốc. Chính lớp siêu dữ liệu và việc gắn tài liệu số với hồ sơ đã chỉnh lý mới tạo ra một kho lưu trữ điện tử tra cứu được, thay vì chỉ là ảnh chụp đơn thuần.

Chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ được nhiều địa phương xác định là nhiệm vụ trọng tâm trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Bảo quản tài liệu số để tồn tại lâu dài

Tài liệu số có ưu thế về tra cứu nhưng lại dễ tổn thương theo cách riêng: định dạng lỗi thời, vật mang tin hư hỏng, dữ liệu mất toàn vẹn hoặc bị chỉnh sửa trái phép. Vì vậy, bảo quản tài liệu số đòi hỏi một chiến lược bài bản chứ không chỉ là lưu vào ổ cứng.

Các biện pháp cốt lõi bao gồm: ưu tiên định dạng chuẩn, mở và ổn định; sao lưu theo nguyên tắc nhiều bản, ở nhiều nơi; kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu bằng mã kiểm tra (checksum); di trú dữ liệu định kỳ sang nền tảng, định dạng mới trước khi công nghệ cũ lạc hậu; và bảo đảm an toàn thông tin, phân quyền truy cập chặt chẽ. Luật Lưu trữ năm 2024 đã công nhận giá trị của tài liệu lưu trữ số khi đáp ứng các điều kiện về xác thực, toàn vẹn và khả năng truy cập, do đó việc bảo quản đúng chuẩn cũng chính là cách gìn giữ giá trị pháp lý của tài liệu.

Không chỉ là chuyện của cơ quan nhà nước

Dù câu chuyện thời sự hiện nay gắn với việc sắp xếp bộ máy nhà nước, bài toán tương tự cũng thường xuyên xuất hiện ở khu vực doanh nghiệp. Mỗi lần tái cấu trúc, sáp nhập, chia tách hay chuyển trụ sở, doanh nghiệp đều đối mặt với nguy cơ thất lạc hợp đồng, chứng từ, hồ sơ pháp lý và hồ sơ khách hàng nếu không có nền tảng lưu trữ điện tử vững chắc.

Từ kinh nghiệm của khu vực công, doanh nghiệp có thể rút ra lộ trình thực tế: đánh giá hiện trạng tài liệu, ưu tiên số hóa những nhóm hồ sơ có giá trị pháp lý cao hoặc tần suất tra cứu lớn, chuẩn hóa quy trình chỉnh lý và số hóa, đồng thời lựa chọn giải pháp phần mềm quản lý và lưu trữ điện tử phù hợp. Suy cho cùng, chỉnh lý, số hóa và bảo quản tài liệu chính là cách một tổ chức giữ lại “trí nhớ” của mình, để mỗi đợt thay đổi không đồng nghĩa với việc đánh mất nền tảng thông tin đã tích lũy qua nhiều năm.