Số hóa học bạ và hồ sơ tuyển sinh đầu năm học ở trường phổ thông với máy scan HP ScanJet Pro N4600 fnw1

Tháng 8 là quãng thời gian căng thẳng nhất trong năm của phòng văn thư một trường phổ thông. Hồ sơ tuyển sinh lớp đầu cấp về dồn dập, học bạ của học sinh chuyển trường được nộp lẻ tẻ mỗi ngày, sổ sách chuyên môn của năm học trước vừa bàn giao xong lại phải đưa vào lưu trữ. Tất cả đều là giấy, đều cần bản sao để đối chiếu, và đều bị yêu cầu gấp.

Dưới đây là một tình huống điển hình mà nhiều trường gặp phải, cùng cách một thiết bị quét đúng loại thay đổi được nhịp làm việc của cả bộ phận.

Khi một tủ hồ sơ giấy làm nghẽn cả tháng đầu năm học

Bối cảnh quen thuộc: một trường THCS - THPT quy mô khoảng 1.200 học sinh, phòng văn thư có hai nhân sự. Đầu năm học, khối lượng giấy tờ cần xử lý gồm ba nhóm chính.

• Hồ sơ tuyển sinh đầu cấp: mỗi bộ khoảng 6-10 tờ rời gồm đơn nhập học, bản sao giấy khai sinh, bản sao căn cước công dân của phụ huynh, giấy chứng nhận hoàn thành chương trình cấp dưới, các giấy tờ ưu tiên.
• Học bạ học sinh chuyển đến và chuyển đi: đóng thành quyển bìa cứng, nhiều trang in hai mặt, có dấu đỏ và chữ ký tươi của hiệu trưởng trường cũ.
• Sổ điểm, sổ đầu bài và biên bản họp hội đồng của năm học trước: khổ giấy không đồng nhất, giấy đã ố, nhiều tờ ghim hoặc kẹp.

Cách làm cũ là mang từng tệp ra máy photocopy đa chức năng ở phòng hành chính. Máy này chủ yếu dùng để in và sao chụp, nên mỗi khi có người cần in gấp, việc quét phải dừng lại. Bản quét đẩy về hộp thư chung ở định dạng ảnh, không tìm kiếm được, tên file là dãy số tự sinh. Muốn tìm lại học bạ của một học sinh, nhân viên văn thư vẫn phải mở tủ giấy.

Hệ quả rất cụ thể: một bộ hồ sơ tuyển sinh mất trung bình 4-5 phút để quét và đặt tên thủ công. Với hơn 400 bộ hồ sơ đầu cấp, riêng công đoạn số hóa đã ngốn khoảng 30 giờ làm việc, chưa kể học bạ và sổ sách. Công việc kéo dài quá tuần lễ khai giảng, trong khi ban giám hiệu cần dữ liệu để rà soát sĩ số và xếp lớp ngay.

Một thiết bị xử lý được cả tờ rời lẫn quyển đóng bìa

Điểm mấu chốt của bài toán này không nằm ở tốc độ đơn thuần, mà ở chỗ trường phải xử lý hai dạng tài liệu hoàn toàn khác nhau. Hồ sơ tuyển sinh là tờ rời, nạp hàng loạt được. Học bạ là quyển đóng bìa, không thể tháo gáy vì đó là hồ sơ gốc có giá trị pháp lý. Một máy quét chỉ có khay nạp tự động sẽ bó tay với nhóm thứ hai; một máy chỉ có mặt gương sẽ quá chậm với nhóm thứ nhất.

Máy scan HP ScanJet Pro N4600 fnw1 giải quyết đúng chỗ vướng đó vì tích hợp đồng thời cả hai cơ chế: khay nạp tài liệu tự động (ADF) sức chứa 100 tờ và bàn quét mặt gương (flatbed). Nghĩa là bạn nạp cả xấp hồ sơ tuyển sinh vào khay cho máy chạy, còn học bạ đóng quyển thì mở ra úp lên mặt gương quét từng trang - tất cả trên cùng một thiết bị, cùng một phần mềm, cùng một thư mục đích. Lợi ích thực tế: phòng văn thư không phải mua hai máy, không phải chuyển tài liệu qua lại giữa hai chỗ, và quan trọng nhất là không phải tháo gáy hồ sơ gốc.

Máy scan HP ScanJet Pro N4600 fnw1 kết hợp khay nạp ADF 100 tờ và bàn quét mặt gương trong cùng một thân máy.

Về tốc độ, máy đạt 40 trang/phút khi quét một mặt và 80 ảnh/phút khi quét hai mặt, với chế độ quét hai mặt tự động chỉ trong một lần nạp giấy. Điều này rất đáng giá với học bạ và sổ điểm - vốn in kín cả hai mặt: bạn không phải nạp giấy hai lượt rồi ghép file, máy đọc cả hai mặt cùng lúc. Với một xấp 100 tờ in hai mặt, thời gian quét rơi vào khoảng hơn hai phút thay vì phải ngồi lật từng tờ.

Công suất khuyến nghị 6.000 trang mỗi ngày là con số đáng chú ý khi đặt cạnh khối lượng đầu năm học. Đợt cao điểm của trường trong ví dụ trên vào khoảng 8.000-10.000 trang trải đều trong một tuần, tức trung bình dưới 2.000 trang/ngày - nằm sâu trong ngưỡng thiết kế của máy. Bạn không phải lo thiết bị quá tải hay xuống cấp nhanh chỉ vì vài đợt cao điểm trong năm.

Quét trực tiếp tại máy, không chiếm dụng máy tính của ai

Một chi tiết dễ bị bỏ qua nhưng quyết định việc thiết bị có được dùng thường xuyên hay không: N4600 fnw1 có màn hình cảm ứng màu 2,8 inch ngay trên máy. Người dùng chọn chế độ quét, định dạng file và nơi lưu ngay tại thiết bị, không cần mở phần mềm trên máy tính.

Nghĩa là gì trong thực tế? Giáo viên chủ nhiệm cầm tệp học bạ xuống phòng văn thư, tự quét rồi đi, không phải chờ nhân viên văn thư rảnh máy tính. Máy kết nối được qua Ethernet, WiFi, WiFi Direct và USB, nên đặt ở đâu trong trường cũng gắn được vào mạng nội bộ mà không cần kéo dây tới một máy tính cố định. Với một trường có phòng văn thư chật và nhiều người dùng chung thiết bị, đây là khác biệt giữa một chiếc máy được dùng mỗi ngày và một chiếc máy nằm phủ bạt.

Bản quét tìm kiếm được là điều kiện để tiến tới học bạ số

Số hóa mà file không tra cứu được thì chỉ là chuyển đống giấy sang đống dữ liệu. N4600 fnw1 xuất được nhiều định dạng gồm PDF, PDF có thể tìm kiếm (searchable PDF), JPEG, PNG, BMP, TIFF, TXT và RTF. Định dạng PDF có thể tìm kiếm là thứ đáng dùng nhất ở đây: nội dung chữ trong bản quét được nhận dạng và nhúng vào file, nên tìm tên học sinh hay số hiệu văn bản bằng ô tìm kiếm là ra, thay vì mở lần lượt từng file ảnh.

Độ phân giải quét qua khay ADF đạt 600 x 600 dpi, đủ để giữ nét con dấu đỏ, chữ ký tươi và các dòng chữ viết tay nhỏ trong học bạ - những chi tiết mà bản quét độ phân giải thấp thường làm nhòe, khiến bản số hóa mất giá trị đối chiếu. Máy hỗ trợ khổ A4 và A5, bao phủ gần như toàn bộ giấy tờ hành chính trong trường học Việt Nam.

Đây cũng chính là nền móng để nhà trường bắt nhịp với lộ trình học bạ số mà ngành giáo dục đang triển khai. Khi kho học bạ giấy đã có bản số hóa tra cứu được, việc đối chiếu dữ liệu giữa hồ sơ giấy cũ và hệ thống quản lý mới trở nên khả thi, thay vì phải lật tủ hồ sơ mỗi lần cần xác minh một trường hợp.

Kết quả: tuần đầu thay vì cả tháng

Với cách tổ chức lại như trên, phòng văn thư chia công việc thành hai luồng chạy song song. Buổi sáng, một người nạp hồ sơ tuyển sinh dạng tờ rời vào khay ADF theo từng lô 100 tờ, đặt sẵn tên thư mục theo lớp. Buổi chiều, người còn lại xử lý học bạ đóng quyển và sổ sách trên mặt gương, ưu tiên các trường hợp chuyển trường cần giải quyết gấp.

Thời gian xử lý một bộ hồ sơ tuyển sinh giảm từ 4-5 phút xuống còn dưới một phút, vì phần lớn thời gian trước đây là thao tác lật giấy và đặt tên file thủ công chứ không phải chờ máy. Khối lượng số hóa đầu năm gọn trong tuần đầu tiên thay vì kéo dài đến hết tháng. Ban giám hiệu có dữ liệu để rà soát sĩ số trước ngày khai giảng. Và quan trọng với người làm văn thư: máy photocopy của phòng hành chính được trả lại đúng chức năng in ấn, không còn cảnh hai bộ phận tranh nhau một thiết bị.

Nếu trường của bạn đang đứng trước cùng bài toán - vừa có tờ rời số lượng lớn, vừa có hồ sơ đóng quyển không được phép tháo gáy - thì tiêu chí chọn máy nên bắt đầu từ chỗ đó, chứ không phải từ con số tốc độ in trên tờ rơi. Một thiết bị có cả ADF lẫn mặt gương, quét hai mặt một lượt và xuất được PDF tìm kiếm sẽ tiết kiệm cho bạn nhiều hơn hẳn một chiếc máy nhanh hơn nhưng chỉ làm được một nửa công việc.