Số hóa kho công báo, bản đồ và luận văn đóng bìa khổ lớn ở thư viện mà không phải tháo gáy với máy scan sách Bookeye BE5-V1A

Trong hầu hết dự án số hóa, phần dễ nhất là những tập hồ sơ rời: rút kẹp, xếp vào khay nạp giấy, máy scan hai mặt chạy vài chục trang mỗi phút. Phần khó luôn nằm ở nhóm tài liệu còn lại — những quyển công báo đóng bìa cứng, tập bản đồ khổ lớn, sổ ghi chép cũ và luận văn đóng gáy keo. Chúng không thể đi qua bộ nạp giấy, cũng không được phép tháo rời. Đây là tình huống điển hình mà nhiều trung tâm học liệu và phòng lưu trữ ở Việt Nam đang gặp, và là bối cảnh của bài viết này.

Khi 5% khối lượng tài liệu chiếm 100% thời gian tranh luận

Kho tài liệu của một trung tâm học liệu thường được chia thành ba nhóm. Nhóm một là hồ sơ hành chính, giấy rời, khổ A4 — xử lý bằng máy scan có bộ nạp giấy tự động là xong. Nhóm hai là sách giáo trình phổ thông, có thể mượn bản điện tử của nhà xuất bản. Nhóm ba mới là vấn đề: công báo đóng thành quyển dày, tập bản đồ địa chính khổ A1, kỷ yếu và luận văn bìa cứng, tài liệu Hán Nôm hoặc ấn phẩm cũ đã giòn mép giấy.

Nhóm ba thường chỉ chiếm một tỷ lệ nhỏ về số lượng, nhưng lại là phần được hỏi tới nhiều nhất khi bạn đọc tra cứu. Ba cách làm quen thuộc đều có điểm gãy. Tháo gáy để quét bằng máy ADF cho tốc độ cao nhất, nhưng vi phạm quy chế bảo quản với tài liệu quý và không thể hoàn nguyên. Đặt úp lên máy quét phẳng A3 thì phải bẻ gập gáy sách, làm hỏng chỉ khâu, và vẫn không đủ khổ cho tập bản đồ A1. Chụp bằng máy ảnh trên giá copy stand thì nhanh và rẻ, nhưng cho ra ảnh cong vênh ở mép gáy, độ sáng không đều giữa hai trang, và gần như không thể chuẩn hóa để nghiệm thu.

Hệ quả là nhóm ba bị đẩy lùi hết đợt này sang đợt khác. Kho vẫn phải giữ bản giấy, bạn đọc vẫn phải xuống tận nơi, và mục tiêu tra cứu trực tuyến của thư viện chỉ hoàn thành được một nửa.

Giải pháp: quét từ trên xuống, tài liệu nằm nguyên vẹn dưới ống kính

Cách xử lý là chuyển sang lớp thiết bị khác hẳn: máy scan sách khổ lớn kiểu overhead. Máy scan sách Bookeye BE5-V1A do Image Access (Đức) sản xuất là một đại diện của lớp này. Thay vì kéo giấy qua trục, đầu quét nằm phía trên, tài liệu được đặt ngửa trên bàn sách bên dưới và không phải di chuyển.

Thông số quyết định ở đây là vùng quét 635 x 914 mm — rộng hơn khổ A1 tiêu chuẩn khoảng 16%. Nghĩa là một tập bản đồ mở đôi hoặc một quyển công báo khổ lớn vẫn lọt trọn trong một lần quét, không phải chia làm hai ảnh rồi ghép lại bằng phần mềm. Với người vận hành, điều đó bỏ hẳn một công đoạn hậu kỳ vốn rất dễ sai và rất khó kiểm tra khi khối lượng lên tới hàng chục nghìn trang.

Bàn sách hình chữ V và tấm kính ép vận hành bằng mô tơ là chi tiết thứ hai. Máy hỗ trợ quyển sách nặng tới 30 kg, quét ở góc mở 180 độ với độ dày tới 20 cm khi dùng kính ép, hoặc mở 140 độ theo hình chữ V với tài liệu dày tới 25 cm mà không cần kính. Ý nghĩa thực tế: quyển sách đóng bìa cứng không bị bẻ ngược gáy, người vận hành cũng không phải dùng tay giữ trang trong lúc quét. Toàn bộ mô tơ đều dừng ngay khi quá tải hoặc khi bấm nút dừng ở mặt trước máy.

Bảo quản tài liệu gốc: ánh sáng cũng là một rủi ro

Với tài liệu cũ, thứ gây hại không chỉ là lực cơ học lên gáy sách mà còn là ánh sáng. Nguồn sáng của BE5-V1A là đèn LED trắng, được kiểm định theo IEC 62471 và không phát tia hồng ngoại hay tử ngoại. Đây là khác biệt cụ thể so với phương án chụp ảnh bằng đèn studio thông thường: giấy và mực của tài liệu hàng chục năm tuổi không phải chịu thêm một nguồn UV mỗi lần được đưa ra khỏi kho. Tuổi thọ đèn công bố khoảng 50.000 giờ, nên đây cũng không phải khoản vật tư phải thay theo quý.

Về chất lượng ảnh, máy dùng cảm biến CCD dạng đường 22.500 điểm ảnh, độ phân giải quang học 600 x 600 dpi, chiều sâu màu 48 bit khi thu nhận. Nhà sản xuất công bố bản quét đáp ứng hướng dẫn FADGI ba sao và tiêu chuẩn ISO 19264-1 dành cho chất lượng ảnh số hóa. Với một hội đồng nghiệm thu, việc có một chuẩn quốc tế để đối chiếu quan trọng không kém bản thân con số dpi, vì nó biến câu hỏi 'ảnh này đạt hay chưa đạt' thành một phép đo thay vì một cuộc tranh luận cảm tính.

Mức phân giải này cũng thoải mái vượt yêu cầu tối thiểu 200 dpi mà Thông tư 02/2019/TT-BNV đặt ra cho dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử, nên thư viện có thể chọn 300 dpi làm mặc định cho tài liệu chữ và đẩy lên cao hơn với bản đồ, hình ảnh.

Năng suất: bài toán vẫn phải tính bằng giây trên mỗi trang

Máy scan sách overhead thường bị mặc định là chậm. Con số công bố của BE5-V1A cho thấy điều ngược lại ở khổ giấy lớn: 1,2 giây cho một trang A1+ ở 150 dpi, 1,5 giây ở 200 dpi, 2,1 giây ở 300 dpi, 2,8 giây ở 400 dpi và 4,1 giây ở 600 dpi.

Hãy đặt các con số đó vào thực tế vận hành. Ở mức 300 dpi, thời gian quét thuần là khoảng 2,1 giây cho mỗi lần mở trang. Phần lớn thời gian còn lại của chu kỳ là thao tác của người vận hành: lật trang, chỉnh ngay ngắn, hạ kính. Kinh nghiệm triển khai cho thấy chu kỳ thực tế thường rơi vào khoảng 10-15 giây cho mỗi lần mở đôi — tức là khoảng 240-360 mặt trang mỗi giờ với tài liệu bình thường, và chậm hơn với tài liệu giòn cần nâng niu. Đây là ước tính để lập kế hoạch nhân sự, không phải cam kết của nhà sản xuất; con số cuối cùng phụ thuộc vào tình trạng tài liệu và tay nghề người vận hành.

Có một chi tiết giúp rút ngắn chu kỳ đáng kể: máy đi kèm công tắc chân. Người vận hành giữ trang bằng hai tay và kích hoạt lần quét bằng chân, thay vì buông tay ra để bấm nút. Với tài liệu dễ trượt trang, riêng thao tác này đã bỏ được một nhịp thừa trong mỗi chu kỳ.

Đầu ra đúng chuẩn lưu trữ, đi thẳng vào hệ thống của thư viện

BE5-V1A hoạt động như một thiết bị mạng độc lập: bên trong là máy tính chạy Linux 64 bit với SSD 240 GB và 8 GB bộ nhớ, điều khiển qua màn hình cảm ứng 21 inch, kèm màn hình xem trước 4K 27 inch. Giao tiếp Scan2Net qua cổng Ethernet cho phép quét thẳng tới thư mục chia sẻ SMB, FTP, hot folder, email hoặc dịch vụ đám mây.

Điều đó có nghĩa là trạm số hóa không cần một máy trạm Windows kèm theo, không phải cài driver, và không phát sinh bước trung gian 'quét ra ổ cứng rồi chép lên mạng' — nơi các dự án hay bị thất lạc hoặc trùng lặp tệp. Về định dạng, máy xuất PDF/A đa trang, TIFF, JPEG, JPEG 2000, PNG và nhiều định dạng khác. PDF/A là lựa chọn nên đặt làm mặc định cho bản lưu trữ dài hạn, vì đây là định dạng được thiết kế để mở được sau nhiều thập kỷ mà không phụ thuộc phần mềm gốc.

Nếu thư viện cần tra cứu toàn văn, tùy chọn SCAN2OCR cho phép chạy nhận dạng ký tự ngay trên máy, còn Batch Scan Wizard hỗ trợ quét theo lô với quy tắc đặt tên tệp thống nhất — hai thứ quyết định việc kho ảnh sau này có tìm kiếm được hay chỉ là một đống tệp nằm im.

Những gì cần chuẩn bị trước khi đặt máy

Đây là thiết bị chuyên dụng, không phải máy để trên bàn làm việc. Kích thước 1160 x 900 x 900 mm và trọng lượng 90 kg đòi hỏi một vị trí cố định, sàn chịu lực tốt và lối đi đủ rộng để đẩy xe tài liệu tới sát máy. Đổi lại, phần đầu quét và cổ máy có thể tháo rời để đi qua cửa tiêu chuẩn khi lắp đặt.

Về môi trường, máy hoạt động ở 5-40 độ C và độ ẩm tương đối 20-80% không ngưng tụ — dải này phù hợp với phòng có điều hòa, nhưng cần lưu ý ở các kho lưu trữ miền Bắc vào mùa nồm. Công suất tiêu thụ 200 W khi hoạt động và 120 W ở chế độ sẵn sàng, độ ồn dưới 42 dB(A) khi quét, nên có thể đặt ngay trong khu vực làm việc chung mà không gây phiền.

Cuối cùng là yếu tố con người. Một trạm số hóa như thế này chỉ phát huy hiệu quả khi có quy trình rõ: ai chọn tài liệu ra khỏi kho, ai kiểm tra chất lượng từng lô, đặt tên tệp theo quy tắc nào, và bản gốc được trả về vị trí cũ ra sao. Thiết bị giải quyết phần không thể làm bằng tay; phần còn lại vẫn là quy trình.

Điều bạn nên rút ra

Nếu kho tài liệu của bạn đang có một nhóm nhỏ nhưng dai dẳng gồm sách đóng quyển, công báo, bản đồ hay kỷ yếu khổ lớn mà không thiết bị nào trong phòng xử lý được, thì đó không phải vấn đề tổ chức lại quy trình — đó là vấn đề thiếu đúng lớp thiết bị. Một máy scan sách khổ A1 như Bookeye BE5-V1A không thay thế máy scan ADF cho hồ sơ giấy rời, mà bổ sung phần mà máy ADF không bao giờ chạm tới được.

Trước khi quyết định, hãy đo thử: đếm chính xác số quyển và số mặt trang thuộc nhóm khổ lớn, ước lượng thời gian bằng con số chu kỳ ở trên, và đối chiếu với chi phí thuê ngoài kèm rủi ro phải mang tài liệu gốc ra khỏi kho. Với những đơn vị mà tài liệu không được phép rời khỏi trụ sở, phép so sánh đó thường ngã ngũ rất nhanh.

Tình huống mô tả trong bài là tình huống điển hình được tổng hợp từ nhu cầu chung của các thư viện và trung tâm lưu trữ, không gắn với một đơn vị cụ thể. Các thông số kỹ thuật được dẫn từ tài liệu kỹ thuật của nhà sản xuất và trang sản phẩm.