TP.HCM số hóa hơn 600 triệu trang tài liệu lưu trữ: Cú hích cho kho dữ liệu số sau sắp xếp bộ máy

Hơn 600 triệu trang tài liệu lưu trữ hình thành từ năm 1975 sẽ được số hóa theo một đề án vừa được phê duyệt, với tổng mức đầu tư hơn 2.600 tỷ đồng. Đây là một trong những chương trình số hóa tài liệu lưu trữ có quy mô lớn nhất từ trước đến nay, đặt mục tiêu chuyển toàn bộ khối hồ sơ giấy của các cơ quan, tổ chức sang dạng số để bảo quản lâu dài, tra cứu nhanh và kết nối với các cơ sở dữ liệu dùng chung.

Việc số hóa được triển khai với khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức sau khi sắp xếp lại tổ chức bộ máy trên địa bàn thành phố. Mục tiêu không dừng ở việc chụp lại trang giấy, mà là xây dựng một kho dữ liệu số có cấu trúc, tra cứu được và bảo đảm giá trị pháp lý, phục vụ cả công tác quản lý nhà nước lẫn nhu cầu của người dân, doanh nghiệp.

Khối tài liệu khổng lồ sau sắp xếp bộ máy

Quá trình tinh gọn tổ chức bộ máy và vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp tạo ra khối lượng hồ sơ, tài liệu rất lớn cần được chỉnh lý, bàn giao và bảo quản. Khi nhiều đơn vị hợp nhất hoặc thay đổi chức năng, hồ sơ giấy dễ bị phân tán, thất lạc hoặc xuống cấp nếu không được quản lý tập trung. Trong bối cảnh đó, số hóa trở thành giải pháp căn cơ để giữ gìn và khai thác hiệu quả nguồn tài liệu này.

Khối tài liệu được số hóa trải dài từ năm 1975 đến nay, gồm nhiều loại hình như hồ sơ hành chính, đất đai, hộ tịch, xây dựng, quy hoạch và nhiều lĩnh vực khác. Nếu tiếp tục lưu trữ hoàn toàn ở dạng giấy, các cơ quan phải duy trì diện tích kho bãi ngày càng lớn, đồng thời đối mặt rủi ro cháy nổ, ẩm mốc, mối mọt và sự phai mờ tự nhiên của giấy theo thời gian.

Tài liệu giấy xuống cấp theo thời gian, đặt ra yêu cầu số hóa để bảo quản lâu dài và tra cứu thuận tiện.

Số hóa để bảo quản và khai thác

Khi được chuyển sang dạng số, tài liệu lưu trữ có thể được tra cứu tức thời thay vì mất nhiều ngày tìm kiếm trong kho giấy. Bản số cũng cho phép chia sẻ, liên thông giữa các cơ quan, rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục cho người dân và doanh nghiệp. Bản gốc giấy nhờ đó được hạn chế lấy ra sử dụng, giúp kéo dài tuổi thọ của những tư liệu có giá trị lịch sử và pháp lý.

• Bảo quản: giảm tần suất tiếp xúc bản gốc, hạn chế hư hỏng, mất mát tài liệu quý.
• Tra cứu: tìm kiếm theo từ khóa, siêu dữ liệu trong vài giây thay vì lục tìm thủ công.
• Liên thông: kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan phục vụ dịch vụ công.
• Tiết kiệm: giảm diện tích kho, chi phí bảo quản và rủi ro vật lý.
• Phục vụ dân: rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, thủ tục hành chính.

Bảy nhóm hồ sơ và nền móng cơ sở dữ liệu quốc gia

Song song với các đề án của địa phương, việc ưu tiên số hóa bảy nhóm hồ sơ, tài liệu quan trọng đang được xác định là nền móng cho các cơ sở dữ liệu quốc gia. Đây là những nhóm dữ liệu có tần suất khai thác cao và gắn trực tiếp với quyền lợi của người dân, cần được chuẩn hóa để bảo đảm khả năng kết nối, chia sẻ trên phạm vi rộng.

Định hướng này gắn với Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia (Đề án 06), cùng hành lang pháp lý mới về lưu trữ khi Luật Lưu trữ năm 2024 chính thức có hiệu lực. Theo đó, tài liệu lưu trữ số được thừa nhận và quản lý theo các yêu cầu chặt chẽ về tính xác thực, toàn vẹn và khả năng truy cập lâu dài.

Kho hồ sơ giấy chiếm nhiều diện tích và tiềm ẩn rủi ro, thúc đẩy quá trình chuyển đổi sang lưu trữ số.

Bài học cho doanh nghiệp

Không chỉ khu vực công, nhiều doanh nghiệp cũng đang tồn đọng khối lượng hồ sơ giấy lớn qua nhiều năm hoạt động: hợp đồng, chứng từ kế toán, hồ sơ nhân sự, tài liệu kỹ thuật. Chương trình số hóa quy mô lớn của khu vực hành chính cho thấy vài nguyên tắc đáng tham khảo: xác định rõ chuẩn kỹ thuật cho ảnh số, gắn siêu dữ liệu (metadata) đầy đủ để tra cứu, bảo đảm giá trị pháp lý của bản số và lựa chọn thiết bị quét chuyên dụng phù hợp với từng loại tài liệu.

Điều quan trọng là số hóa cần được nhìn nhận như bước khởi đầu của một hệ thống quản trị dữ liệu, chứ không phải đích đến. Sau khi có bản số, tổ chức phải xây dựng quy trình lưu trữ, phân quyền truy cập, sao lưu và bảo mật để dữ liệu thực sự được khai thác an toàn và bền vững.

Việc một địa phương lớn quyết định đầu tư hàng nghìn tỷ đồng để số hóa kho tài liệu tích lũy suốt nửa thế kỷ là tín hiệu rõ ràng cho thấy dữ liệu đang trở thành tài sản chiến lược. Với cả cơ quan nhà nước lẫn doanh nghiệp, chuyển đổi kho giấy thành kho số hôm nay chính là cách bảo vệ ký ức tổ chức và tạo nền tảng cho quản trị dựa trên dữ liệu trong tương lai.