Cách số hóa sách và tài liệu đóng quyển mà không cần cắt gáy

Trong nhiều cơ quan và doanh nghiệp, phần tài liệu khó số hóa nhất lại không phải những xấp giấy rời, mà là sách và sổ đóng quyển: sổ hộ tịch, sổ kế toán, sổ đăng ký, hồ sơ cán bộ hay những cuốn sách quý trong thư viện. Đưa chúng qua máy scan nạp giấy tự động (ADF) gần như đồng nghĩa với việc phải rọc gáy — tức là hủy luôn bản gốc. Bài viết này hướng dẫn bạn cách số hóa tài liệu đóng quyển vừa nhanh, vừa giữ nguyên bản gốc, lại cho ra bản số tra cứu được và đúng chuẩn lưu trữ, với một chiếc máy scan sách để bàn như CZUR ET24 Pro.

Vì sao không nên cắt gáy tài liệu đóng quyển

Máy scan nạp giấy tự động hoạt động bằng cách kéo từng tờ qua trục lăn. Với một xấp giấy rời thì rất nhanh, nhưng với sách hoặc sổ đã đóng quyển, bạn buộc phải tháo gáy hoặc rọc rời từng tờ mới đưa vào máy được.

Điều đó nghĩa là bản gốc bị phá hủy vĩnh viễn. Trong khi đó, rất nhiều loại tài liệu đóng quyển lại không được phép hủy: sổ hộ tịch ở phòng tư pháp, sổ sách kế toán phải lưu theo quy định, sổ đăng ký đất đai, hay sách hiếm trong thư viện. Với những tài liệu này, tính toàn vẹn của bản gốc chính là giá trị pháp lý và giá trị lưu trữ — mất bản gốc là mất tất cả.

Máy scan sách giải quyết đúng nút thắt đó: nó chụp tài liệu từ trên xuống thay vì kéo giấy qua máy, nên bạn không bao giờ phải chạm dao vào gáy sách.

Chụp từ trên xuống: số hóa mà vẫn giữ nguyên quyển sách

CZUR ET24 Pro đặt một camera 24 megapixel (ảnh tối đa 5696 x 4272 điểm ảnh) trên một cần đứng, hướng xuống mặt đế. Bạn chỉ cần mở sách, đặt lên đế và chụp — không phải ép sách úp xuống mặt kính, cũng không phải tháo gáy.

Máy nhận khổ tài liệu tới A3 và chấp nhận sách dày tối đa khoảng 35–50mm tùy cách mở, nên phần lớn sổ sách, giáo trình hay hồ sơ đóng quyển đều xử lý được. Tốc độ khoảng 1,5 giây mỗi trang là con số đáng chú ý: một cuốn sổ vài trăm trang có thể số hóa xong trong thời gian ngắn, thay vì cả buổi ngồi canh máy quét phẳng.

Nói cách khác, thay vì phải hy sinh bản gốc để đổi lấy tốc độ, bạn có được cả hai: quyển sách vẫn nguyên vẹn trên tay, còn bản số đã nằm trong máy tính.

Máy scan sách CZUR ET24 Pro chụp tài liệu từ trên xuống, giữ nguyên quyển sách mà không cần cắt gáy.

Trang cong, bóng gáy, ngón tay đều được xử lý tự động

Vấn đề muôn thuở khi chụp sách từ trên xuống là trang giấy bị cong về phía gáy, khiến chữ ở mép trong bị méo và tối. ET24 Pro chiếu 3 tia laser để dò độ cong của trang, rồi dùng công nghệ làm phẳng để nắn ảnh trở lại như khi quét trên mặt phẳng.

Đi kèm là vài tính năng giúp bạn không phải chụp đi chụp lại: máy tự xóa hình ngón tay giữ mép sách khỏi ảnh, tự tách một lần chụp trang đôi thành hai trang riêng, và tự căn thẳng những trang đặt hơi lệch. Nguồn sáng gồm đèn phía trên và đèn bên chống chói, nhờ đó chữ rõ và ít bóng.

Với bạn, điều này nghĩa là một cuốn sổ cũ, giấy đã ố và gáy đã cong, vẫn có thể cho ra những trang phẳng, chữ thẳng, đủ sạch để đọc và để máy nhận dạng ký tự.

Số hóa xong phải tra cứu được và đúng chuẩn lưu trữ

Một bản số hóa chỉ là ảnh chụp thì gần như vô dụng khi bạn cần tìm lại một cái tên hay một con số giữa hàng nghìn trang. ET24 Pro dùng công nghệ nhận dạng ký tự (OCR) của ABBYY, hỗ trợ hơn 180 ngôn ngữ và đã bổ sung tiếng Việt qua bản cập nhật phần mềm, để tạo ra tệp có thể tìm kiếm.

Máy xuất được nhiều định dạng: JPG, PDF, PDF có lớp chữ (Searchable PDF), Word, Excel và TIFF. Bản Searchable PDF chính là dạng “hai lớp” — giữ nguyên ảnh trang gốc, đồng thời gắn thêm một lớp văn bản để bạn gõ từ khóa là nhảy đến đúng trang.

Đây cũng là điểm gắn chặt với quy định hiện hành. Thông tư 05/2025/TT-BNV (có hiệu lực từ 01/7/2025) yêu cầu tài liệu lưu trữ nền giấy khi số hóa phải ở định dạng PDF/A, hai lớp; ảnh màu theo màu tài liệu, độ sâu màu tối thiểu 24 bit; độ phân giải tối thiểu 200 DPI với tài liệu hành chính và 300 DPI với bản đồ, bản vẽ. ET24 Pro quét mặc định ở 320 DPI với ảnh 24 bit — vượt ngưỡng độ phân giải và đáp ứng yêu cầu về màu; phần còn lại là bạn kết xuất sang PDF/A hai lớp để hoàn thiện hồ sơ đúng chuẩn.

Quy trình số hóa một quyển sách sạch đẹp

Nếu bạn mới bắt đầu, hãy đi theo trình tự dưới đây để có kết quả ổn định ngay từ những trang đầu:

1. Chuẩn bị tài liệu: kiểm tra sách xem có trang rách, giấy giòn hay góc gập; vuốt phẳng nhẹ nhàng và không cố banh gáy rộng hơn mức sách chịu được.
2. Bố trí chỗ chụp có ánh sáng ổn định, tránh nắng hắt trực tiếp; bật đèn bên chống chói của máy để hạn chế bóng đổ.
3. Chọn chế độ màu phù hợp và đặt độ phân giải từ 300 DPI trở lên cho tài liệu văn bản cần lưu trữ hoặc cần OCR.
4. Mở sách đặt ngay ngắn lên đế; với sách dày, bật chế độ tự tách trang đôi để mỗi lần chụp cho ra hai trang riêng.
5. Dùng bàn đạp chân hoặc chế độ tự chụp khi lật trang, để hai tay không lọt vào khung hình và giữ được nhịp quét đều.
6. Sau khi chụp, rà lại ảnh: nắn trang bị lệch, làm sạch nền và cắt biên thừa bằng phần mềm đi kèm.
7. Chạy OCR theo lô rồi xuất ra PDF hai lớp (và kết xuất PDF/A nếu cần nộp lưu); kiểm tra thử vài trang xem chữ nhận dạng có đúng không.
8. Đặt tên tệp theo một quy tắc thống nhất ngay từ đầu và sao lưu ở ít nhất hai nơi để phòng mất dữ liệu.

Máy scan sách phù hợp với ai?

Nếu công việc của bạn thường xuyên chạm đến tài liệu đóng quyển, một chiếc máy scan sách để bàn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và bảo vệ được bản gốc. Những nơi hưởng lợi rõ nhất gồm:

• Thư viện, trường học và đại học: số hóa sách, giáo trình, luận văn, học bạ.
• Phòng tư pháp, văn phòng công chứng: số hóa sổ hộ tịch, hợp đồng và hồ sơ đóng quyển.
• Phòng văn thư – lưu trữ: số hóa tài liệu nền giấy theo Luật Lưu trữ và Thông tư 05/2025/TT-BNV.
• Phòng kế toán, tài chính: số hóa sổ sách và chứng từ đóng tập.
• Bệnh viện và cơ sở y tế: số hóa bệnh án cũ và hồ sơ bệnh nhân.

Về kết nối, ET24 Pro dùng cổng USB 2.0 tốc độ cao và có thêm cổng HDMI; máy không hỗ trợ Wi-Fi, nên phù hợp làm một trạm số hóa cố định đặt cạnh máy tính hơn là một thiết bị di động.

Số hóa tài liệu đóng quyển không còn buộc bạn phải chọn giữa tốc độ và việc giữ gìn bản gốc. Với cách chụp từ trên xuống, khả năng làm phẳng trang cong và bộ công cụ OCR đúng chuẩn lưu trữ, CZUR ET24 Pro giúp bạn biến cả kệ sách, sổ sách thành dữ liệu tra cứu được mà vẫn giữ nguyên từng quyển trên giá. Nếu bạn đang lên kế hoạch số hóa cho thư viện, phòng lưu trữ hay bộ phận kế toán, đây là một giải pháp để bàn đáng cân nhắc.