Hướng dẫn đưa máy in vào mạng LAN và Wi-Fi để cả phòng dùng chung với Canon LBP 243DW II

Ở rất nhiều văn phòng, chiếc máy in tốt nhất trong phòng lại đang bị dùng sai cách: nó được cắm USB vào đúng một máy tính, và mỗi lần ai đó cần in thì phải gửi file qua Zalo hoặc email cho người ngồi cạnh máy in. Người đó phải mở file, chọn in, rồi báo lại. Một thao tác đáng lẽ mất 10 giây trở thành vòng lặp làm phiền cả hai bên, và nếu người giữ máy nghỉ phép thì cả phòng gần như mất khả năng in.

Canon LBP 243DW II là mẫu máy in laser đen trắng được thiết kế sẵn cho tình huống dùng chung: máy có cổng USB 2.0, mạng LAN 10Base-T/100Base-TX/1000Base-T và Wi-Fi 802.11b/g/n hỗ trợ WPS. Nghĩa là bạn không cần mua thêm bất kỳ thiết bị nào, chỉ cần bỏ ra khoảng 20 phút thiết lập một lần. Bài viết này hướng dẫn bạn làm đúng thứ tự đó.

Nối máy in vào mạng giúp bạn được gì so với cắm USB

Khi máy in nằm trên mạng, nó trở thành một thiết bị độc lập có địa chỉ IP riêng. Mọi máy tính trong cùng lớp mạng đều gửi lệnh in thẳng tới nó, không phụ thuộc vào việc máy tính nào đang bật hay đang tắt. Với văn phòng 5–20 người, đây là khác biệt giữa việc in được ngay và việc phải xếp hàng nhờ vả.

Cấu hình phần cứng của LBP 243DW II đủ sức gánh vai trò máy in trung tâm cho một phòng ban. Máy in tối đa 36 trang/phút khổ A4 và 37 trang/phút khổ Letter, thời gian ra bản in đầu tiên khoảng 5 giây, khởi động từ lúc bật nguồn chỉ 14 giây và thoát chế độ ngủ trong 4 giây hoặc nhanh hơn. Con số cuối quan trọng hơn bạn nghĩ: máy dùng chung thường xuyên nằm ở chế độ ngủ giữa các lần in, nên nếu thời gian đánh thức lâu thì cảm giác chậm sẽ xuất hiện ở mọi lệnh in, dù tốc độ danh nghĩa có cao đến đâu. Bộ nhớ 1GB cũng giúp máy nhận nhiều lệnh in xếp hàng cùng lúc mà không nghẽn khi cả phòng cùng gửi lệnh vào giờ cao điểm.

Chuẩn bị trước khi bắt tay vào thiết lập

• Một vị trí đặt máy gần ổ điện và gần switch/router nếu bạn định dùng dây LAN. Máy có thể nạp 250 tờ ở khay chính và 100 tờ ở khay đa năng, nên hãy chừa khoảng trống phía trước để rút khay nạp giấy.
• Tên mạng Wi-Fi và mật khẩu, hoặc một sợi cáp mạng nếu chọn nối dây.
• Quyền quản trị trên máy tính để cài driver.
• Thông tin dải IP nội bộ của công ty. Nếu không rõ, hãy nhờ bộ phận IT hoặc đọc từ trang quản trị router.

Nguyên tắc quyết định giữa LAN và Wi-Fi rất đơn giản: nếu máy in đứng cố định một chỗ và có sẵn cổng mạng gần đó, hãy nối dây. Kết nối có dây ổn định hơn, không bị nhiễu khi mạng Wi-Fi đông thiết bị và không phải cấu hình lại mỗi khi công ty đổi mật khẩu Wi-Fi. Chỉ chọn Wi-Fi khi vị trí đặt máy không có sẵn cổng mạng.

Cách 1: nối dây LAN cho vị trí cố định

Cắm một đầu cáp mạng vào cổng LAN phía sau máy in, đầu còn lại vào switch hoặc router. Bật máy và chờ khoảng 14 giây cho máy khởi động xong. Mặc định máy sẽ nhận IP tự động từ DHCP của router.

Bước tiếp theo là việc nhiều người bỏ qua nhưng lại quyết định độ ổn định về sau: cố định địa chỉ IP cho máy in. Nếu để IP động, router có thể cấp một địa chỉ khác sau mỗi lần mất điện, và toàn bộ máy tính trong phòng sẽ báo lỗi không tìm thấy máy in. Bạn có hai cách xử lý, chọn một trong hai là đủ: đặt IP tĩnh ngay trong phần cài đặt mạng trên bảng điều khiển máy in, hoặc vào trang quản trị router và gán cố định IP cho địa chỉ MAC của máy in. Cách thứ hai thường an toàn hơn vì tránh trùng địa chỉ với thiết bị khác.

Sau khi có IP, hãy in trang thông tin cấu hình mạng từ menu của máy và dán tờ giấy đó lên thân máy. Đây là mẹo nhỏ nhưng tiết kiệm rất nhiều thời gian: mỗi khi có nhân viên mới cần cài máy in, họ chỉ cần nhìn lên máy để lấy địa chỉ, không phải đi hỏi vòng quanh.

Cách 2: kết nối Wi-Fi bằng nút WPS trong hai phút

LBP 243DW II hỗ trợ chuẩn Wi-Fi 802.11b/g/n ở chế độ infrastructure kèm WPS, nên bạn không cần gõ mật khẩu dài trên màn hình nhỏ của máy. Trên bảng điều khiển, vào phần cài đặt mạng và chọn thiết lập Wi-Fi theo chế độ nút nhấn WPS, sau đó bấm nút WPS trên router trong vòng hai phút. Máy sẽ tự dò và ghép nối. Tên các mục trong menu có thể khác đôi chút tùy phiên bản firmware, nhưng trình tự luôn là cài đặt mạng, rồi tới cài đặt LAN không dây, rồi tới chế độ nút nhấn.

Nếu router của bạn không có nút WPS, hãy chọn cách nhập thủ công: máy sẽ quét và liệt kê các mạng xung quanh để bạn chọn tên mạng rồi nhập mật khẩu. Lưu ý đặt máy in trong vùng sóng ổn định, tránh đặt sau tủ sắt hoặc trong góc khuất, vì bản in nhiều trang gửi qua Wi-Fi yếu rất dễ bị ngắt giữa chừng.

Cài driver cho toàn bộ máy tính trong phòng

Máy hỗ trợ hai ngôn ngữ in là UFR II và PCL 6, tương thích tốt với các phần mềm văn phòng thông dụng và cả hệ thống quản lý in ấn của doanh nghiệp. Với đa số văn phòng, bạn chỉ cần tải bộ driver UFR II tương ứng hệ điều hành từ trang hỗ trợ chính thức của Canon, chạy cài đặt và chọn kiểu kết nối qua mạng. Khi phần mềm hỏi địa chỉ máy in, hãy nhập đúng IP tĩnh bạn vừa cố định ở bước trên thay vì để nó tự dò, vì cách nhập tay cho kết quả nhanh và chắc chắn hơn.

Chọn PCL 6 khi công ty bạn dùng phần mềm kế toán, phần mềm quản lý cũ hoặc hệ thống in tập trung yêu cầu chuẩn này. Nếu không có yêu cầu đặc biệt, UFR II là lựa chọn mặc định hợp lý vì được Canon tối ưu cho chính dòng máy của họ.

In thẳng từ điện thoại và máy tính bảng

Đây là phần khiến máy in mạng thật sự tiện. LBP 243DW II tương thích với Canon PRINT Business, Canon Print Service trên Android, AirPrint trên thiết bị Apple, Mopria và Microsoft Universal Print. Khi điện thoại nằm cùng mạng Wi-Fi với máy in, bạn chỉ cần mở file rồi chọn lệnh in, thiết bị sẽ tự tìm thấy máy mà không cần cài thêm driver.

Tình huống thường gặp: nhân viên kinh doanh nhận hợp đồng qua email trên điện thoại khi đang đi ngoài, về tới văn phòng chỉ cần mở email và in ngay, không phải bật laptop, tải file, rồi mới in. Với các đơn vị đã dùng Microsoft 365 và quản lý thiết bị tập trung, Microsoft Universal Print cho phép đưa máy in này vào danh sách in dùng chung theo tài khoản nhân viên, thay vì phải cài driver thủ công trên từng máy.

Bật in hai mặt mặc định để giảm nửa lượng giấy

Máy có in hai mặt tự động với tốc độ 30 hình/phút ở khổ A4 và 31 hình/phút ở khổ Letter. Nhưng tính năng này chỉ tiết kiệm giấy khi nó là mặc định, chứ không phải là tùy chọn mà nhân viên phải nhớ tích vào mỗi lần in. Hãy vào phần thuộc tính máy in trên từng máy tính, mở mục tùy chọn in và đặt in hai mặt làm giá trị mặc định của driver.

Riêng những tài liệu bắt buộc in một mặt như biểu mẫu nộp cơ quan nhà nước hay giấy tờ cần đóng dấu từng trang, nhân viên vẫn có thể tắt tùy chọn này ngay tại hộp thoại in cho từng lần. Cách làm đó đảo ngược thói quen theo hướng có lợi: mặc định tiết kiệm, ngoại lệ mới phải thao tác thêm.

Tính mực và tải in để không hụt giữa chừng

Máy dùng hộp mực 070 in được khoảng 3.000 trang, hoặc hộp mực dung tích cao 070H in được khoảng 10.200 trang. Chênh lệch này rất đáng cân nhắc khi lập kế hoạch vật tư: một văn phòng in khoảng 2.000 trang mỗi tháng sẽ phải thay hộp 070 gần như hàng tháng rưỡi, trong khi hộp 070H kéo dài tới khoảng năm tháng, giảm số lần gián đoạn công việc và số lần đặt hàng.

Về khả năng chịu tải, chu kỳ nhiệm vụ hàng tháng của máy đạt 80.000 trang. Con số này là giới hạn kỹ thuật tối đa chứ không phải mức khuyến nghị chạy đều hàng tháng, nhưng nó cho thấy máy được thiết kế cho khối lượng công việc cao và còn nhiều dư địa với nhu cầu vài nghìn trang mỗi tháng của văn phòng vừa và nhỏ.

Nếu phòng bạn thường in tài liệu dài và ngại phải tiếp giấy liên tục, hãy tính tới khay nạp giấy tùy chọn 550 tờ. Kết hợp khay tiêu chuẩn và khay mở rộng, tổng công suất giấy có thể lên tới 900 tờ. Máy nhận nhiều khổ giấy gồm A4, A5, A6, B5, Legal, Letter, Executive và các khổ tùy chỉnh, in được trên giấy thường, giấy tái chế, nhãn, bưu thiếp và phong bì với định lượng từ 60 đến 120 g/m². Với phong bì và giấy dày, hãy nạp qua khay đa năng 100 tờ thay vì khay chính để đường giấy đi thẳng hơn và giảm nguy cơ kẹt.

Cấu hình điện năng cho máy chạy cả ngày

Một máy in dùng chung thường được bật liên tục từ sáng tới chiều nhưng chỉ thực sự in trong vài chục phút. LBP 243DW II tiêu thụ khoảng 480W khi hoạt động, đỉnh tối đa 1.250W, nhưng chỉ khoảng 6W ở chế độ chờ và 0,9W ở chế độ ngủ. Vì thời gian thoát khỏi chế độ ngủ chỉ 4 giây hoặc ít hơn, bạn hoàn toàn có thể đặt thời gian chuyển sang chế độ ngủ ở mức ngắn mà không làm nhân viên phải chờ. Đây là cách giảm chi phí điện dễ nhất, chỉ tốn một lần chỉnh trong menu.

Ba lỗi hay gặp sau khi thiết lập và cách xử lý

• Máy tính báo không tìm thấy máy in sau khi mất điện: gần như luôn là do IP thay đổi. Kiểm tra IP hiện tại từ bảng điều khiển máy in và cố định lại địa chỉ như hướng dẫn ở trên.
• Điện thoại không thấy máy in: kiểm tra xem điện thoại có đang nối vào mạng Wi-Fi khách (guest) tách biệt hay không. Mạng khách thường bị chặn giao tiếp với các thiết bị trong mạng nội bộ.
• Bản in bị lệch hoặc kẹt khi in giấy dày, phong bì: chuyển sang nạp qua khay đa năng và kiểm tra định lượng giấy có nằm trong khoảng 60 đến 120 g/m² hay không.

Máy này hợp với văn phòng nào

Canon LBP 243DW II phù hợp với văn phòng vừa và nhỏ, đại lý, phòng ban cần in văn bản đen trắng số lượng lớn hàng ngày và cần nhiều người dùng chung một thiết bị. Độ phân giải in 600 x 600 dpi, có thể đạt chất lượng tương đương 1.200 x 1.200 dpi khi bật công nghệ làm mịn hình ảnh, đủ sắc nét cho hợp đồng, báo cáo và tài liệu có font chữ nhỏ.

Ngược lại, nếu công việc của bạn cần in ảnh màu, catalogue hay tài liệu marketing có hình, đây không phải lựa chọn phù hợp vì máy chỉ in đơn sắc đen trắng. Trong trường hợp đó, bạn nên cân nhắc dòng laser màu hoặc in phun màu khổ lớn.

Nếu bạn cần tư vấn cấu hình phù hợp với quy mô phòng ban, số lượng nhân sự và khối lượng in thực tế, đội ngũ HPT Tech có thể hỗ trợ chọn máy, khay giấy mở rộng và loại hộp mực tối ưu chi phí, kèm dịch vụ lắp đặt và bảo hành chính hãng.