Hướng dẫn thiết lập in không dây từ điện thoại và laptop cho văn phòng nhỏ với Canon LBP 243DW II

Ở phần lớn văn phòng nhỏ, tài liệu không còn nằm trên một chiếc máy tính duy nhất: hợp đồng được xem lại trên điện thoại lúc di chuyển, báo giá nằm trong laptop cá nhân, biểu mẫu nhân sự đến qua email. Nhưng khi cần bản giấy, mọi thứ tắc ở một chỗ – chỉ một máy tính được cắm dây vào máy in.

Cách xử lý gọn nhất không phải mua thêm máy, mà đưa máy in hiện có lên mạng nội bộ để mọi thiết bị gửi lệnh in trực tiếp. Bài viết hướng dẫn bạn làm việc đó với Canon LBP 243DW II – máy in laser đen trắng A4 hỗ trợ đồng thời USB 2.0, LAN 10Base-T/100Base-TX/1000Base-T và Wi-Fi 802.11b/g/n, tương thích AirPrint, Mopria, Canon PRINT Business và Microsoft Universal Print.

Chuẩn bị: bạn cần đúng 3 thứ trước khi bắt đầu

Thiết lập in không dây thất bại phần lớn vì thiếu thông tin, không phải vì máy khó cài. Hãy chuẩn bị sẵn:

• Tên mạng (SSID) và mật khẩu Wi-Fi mà nhân viên đang dùng hằng ngày – không phải mạng khách.
• Quyền truy cập trang quản trị router để đặt địa chỉ IP tĩnh cho máy in ở bước 2.
• Một máy tính có mạng để tải trình điều khiển UFR II hoặc PCL 6 từ trang hỗ trợ của Canon.

Một lưu ý về hạ tầng: điện thoại và máy in phải nằm trên cùng một dải mạng. Nhiều văn phòng tách Wi-Fi khách với Wi-Fi nội bộ và bật tính năng chặn thiết bị nhìn thấy nhau; nếu máy in nằm ở mạng khách, điện thoại sẽ không tìm thấy nó dù cấu hình đúng.

Bước 1: Đưa máy in vào Wi-Fi văn phòng trong vài phút

Máy hỗ trợ Wi-Fi ở chế độ cơ sở hạ tầng (infrastructure) và có sẵn WPS. Nếu router có nút WPS, đây là đường ngắn nhất: chọn chế độ kết nối WPS trên bảng điều khiển máy in, rồi bấm nút WPS trên router trong vòng hai phút để hai thiết bị tự bắt tay.

Nếu router đặt trong tủ khóa hoặc do đơn vị khác quản lý, hãy nhập tay SSID và mật khẩu, rồi in trang cấu hình mạng – bạn cần trang đó ở bước sau vì nó ghi rõ địa chỉ IP máy in đang nhận. Với máy đặt xa router, cổng LAN Gigabit vẫn ổn định hơn mà điện thoại vẫn in được bình thường.

Bước 2: Cố định IP để mai sau không phải cài lại

Đây là nguyên nhân số một của tình trạng "hôm qua in được, hôm nay mất máy in": router cấp IP động, nên sau mỗi lần mất điện máy in có thể nhận địa chỉ khác, còn driver trên các laptop vẫn trỏ về địa chỉ cũ.

Hãy vào trang quản trị router, tìm mục gán IP tĩnh theo địa chỉ MAC (DHCP Reservation), rồi ghim địa chỉ hiện tại của máy in và ghi lên một nhãn dán trên thân máy để nhân viên mới tự cài được.

Bước 3: In từ iPhone, iPad và Android không cần cài gì thêm

Sau khi máy in đã ở trên mạng nội bộ, phần việc phía người dùng gần như bằng không. Máy tương thích AirPrint, nên trên iPhone hoặc iPad bạn chỉ cần mở tài liệu, chọn Chia sẻ rồi chọn In – máy in tự hiện trong danh sách, không cần cài ứng dụng.

Trên Android, máy tương thích Mopria và Canon Print Service; điện thoại đời mới thường đã có sẵn dịch vụ in Mopria, bạn chỉ cần bật trong phần cài đặt in. Nghĩa là nhân viên kinh doanh nhận hợp đồng qua email trên đường về công ty, bước vào phòng là bấm in ngay từ điện thoại.

Với tác vụ cần nhiều tùy chọn hơn – in nhiều bản, chọn khay giấy, in hai mặt – hãy dùng ứng dụng Canon PRINT Business mà máy hỗ trợ.

Bước 4: Cài trên laptop Windows và macOS theo địa chỉ IP

Máy hỗ trợ hai ngôn ngữ in UFR II và PCL 6, nên tương thích tốt với bộ Office, phần mềm kế toán và hệ thống quản lý in ấn doanh nghiệp. Khi cài trên laptop, hãy thêm máy in theo giao thức TCP/IP và nhập địa chỉ IP đã ghim ở bước 2 thay vì để hệ điều hành tự dò.

Nếu doanh nghiệp đã dùng Microsoft 365 và có nhân sự làm việc luân phiên tại nhà, máy còn tương thích Microsoft Universal Print: máy in được chia sẻ qua nền tảng đám mây của Microsoft, quản trị viên gán quyền theo tài khoản thay vì cài driver cho từng máy.

Bước 5: Đặt mặc định in hai mặt để giảm giấy ngay từ đầu

Khi cả phòng in được, lượng giấy sẽ tăng nếu bạn không đặt mặc định đúng. Máy có in hai mặt tự động với tốc độ 30 hình/phút khổ A4 và 31 hình/phút khổ Letter – bật hai mặt gần như không làm bạn chờ thêm. Hãy đặt hai mặt làm mặc định trong driver trên mọi máy, chỉ chuyển sang một mặt khi cần trình ký từng trang.

Về vật tư, máy dùng hộp mực 070 tiêu chuẩn cho khoảng 3.000 trang và hộp 070H dung tích cao cho khoảng 10.200 trang: phòng in đều tay nên chọn hộp dung tích cao, văn phòng in ít thì hộp tiêu chuẩn tránh để mực nằm trong máy quá lâu. Máy tiêu thụ khoảng 480W khi hoạt động, chỉ 6W ở chế độ đứng gần và 0,9W khi ngủ, phục hồi từ chế độ ngủ trong 4 giây hoặc ít hơn – nên hãy đặt thời gian vào chế độ ngủ ngắn.

Bước 6: Kiểm tra tải thực tế trước khi giao cho cả phòng dùng

Khi một máy in phục vụ nhiều người, điểm nghẽn xuất hiện vào giờ cao điểm: cuối buổi sáng trước hạn nộp báo cáo, hoặc lúc chuẩn bị họp. Thông số của LBP 243DW II cho thấy máy được thiết kế cho nhịp này: tốc độ tối đa 36 trang/phút khổ A4 và 37 trang/phút khổ Letter, bản in đầu tiên sau khoảng 5 giây, khởi động 14 giây, chu kỳ nhiệm vụ 80.000 trang/tháng, bộ nhớ 1GB nhận trọn các lệnh in dài.

Hãy tính cả khâu tiếp giấy. Máy có khay 250 tờ cùng khay tay đa năng 100 tờ và có thể bổ sung khay tùy chọn 550 tờ, đưa tổng công suất lên tối đa 900 tờ – với phòng 10–15 người in hằng ngày, khay mở rộng giúp bạn không phải tiếp giấy giữa giờ. Máy chạy giấy thường, giấy tái chế, nhãn, bưu thiếp và phong bì định lượng 60–120 g/m².

Về chất lượng, máy in ở 600 x 600 dpi và đạt mức tương đương 1.200 x 1.200 dpi khi bật công nghệ làm mịn hình ảnh – đủ để hợp đồng, bảng biểu kế toán cỡ chữ nhỏ không nhòe khi photocopy hay scan lại. Lưu ý máy chỉ in đen trắng.

Ba lỗi khiến việc in không dây "chạy hôm nay, chết mai"

• Không ghim IP: sau khi mất điện, máy nhận IP mới và mọi laptop báo lỗi in – bước 2 xử lý dứt điểm việc này.
• Đặt máy in ở mạng khách: điện thoại và máy in không thấy nhau, dù trang cấu hình vẫn báo kết nối Wi-Fi thành công.
• Không ai phụ trách vật tư: in chung thì giấy và mực hết nhanh hơn, hãy chỉ định một người theo dõi và luôn để dự phòng một hộp mực.

Sau khi hoàn tất, hãy kiểm tra ngắn: in một tài liệu từ iPhone, một từ Android, một tài liệu hai mặt từ laptop, rồi rút điện máy in và bật lại để chắc chắn địa chỉ IP không đổi.

Cần tư vấn cấu hình phù hợp quy mô văn phòng của bạn?

Canon LBP 243DW II phù hợp với văn phòng vừa và nhỏ, đại lý và các phòng ban in văn bản đen trắng số lượng lớn hằng ngày, đặc biệt khi nhiều người chia sẻ chung một máy qua LAN hoặc Wi-Fi. Nếu bạn chưa chắc nên chọn khay tiêu chuẩn hay bổ sung khay 550 tờ, dùng hộp mực 070 hay 070H, đội ngũ HPT Tech sẽ tư vấn theo số nhân sự và khối lượng in thực tế của đơn vị bạn.