Hướng dẫn in bảng kê 136 cột bằng máy in kim khổ A3

Cuối kỳ, phòng kế toán in bảng kê chi tiết công nợ ra khổ A4 và nhận về một xấp giấy bị cắt mất mấy cột cuối, phải dán nối thủ công hoặc thu nhỏ chữ đến mức không đọc nổi. Nếu bạn từng mất cả buổi chiều chỉ để căn lại một biểu mẫu, vấn đề thường không nằm ở phần mềm mà nằm ở khổ giấy. Bảng kê, sổ chi tiết, phiếu cân hay lệnh sản xuất phần lớn được thiết kế theo chuẩn 136 cột — rộng hơn hẳn khổ A4. Máy in kim khổ A3 sinh ra để xử lý đúng nhóm biểu mẫu này: in trên giấy rộng tới 420 mm, kéo giấy liên tục và in một lượt nhiều liên. Bài viết hướng dẫn bạn thiết lập và in bảng kê 136 cột chuẩn xác, lấy ví dụ trên chiếc Epson LQ-2190 đang bán tại [HPT Tech](https://hpttech.vn).

Vì sao bảng kê 136 cột luôn bị cắt cột trên máy in khổ A4

Biểu mẫu kế toán và kho vận được thiết kế theo số cột ký tự, không theo milimet. Một bảng kê 136 cột nghĩa là mỗi dòng chứa 136 ký tự ở mật độ 10 ký tự/inch (10cpi) — tương đương bề ngang gần 34,5 cm giấy. Khổ A4 chỉ rộng 21 cm, nên phần mềm buộc phải cắt bớt cột, xuống dòng giữa chừng hoặc ép chữ nhỏ lại. Kết quả là bản in khó đối chiếu, dễ nhầm số và không dùng làm chứng từ lưu được.

Máy in kim khổ A3 giải bài toán này bằng cơ cấu con lăn rộng. Epson LQ-2190 in được 136 cột ở 10cpi và nhận giấy rời rộng đến 420 mm (16,5 inch), tức là toàn bộ chiều ngang biểu mẫu nằm gọn trên một tờ. Đầu in 24 kim cho nét chữ đủ đậm để đọc rõ cả ở liên cuối, còn khả năng in 1 bản gốc kèm 5 bản sao giúp bạn phát hành một lần đủ bộ cho kế toán, thủ kho và khách hàng.

Chuẩn bị trước khi in trên máy in kim khổ A3

Chọn đúng loại giấy và kiểu nạp giấy

Có hai nhóm giấy thường dùng. Giấy liên tục (có lỗ răng hai bên) phù hợp khi bạn in hàng loạt bảng kê nhiều trang liền mạch, không phải nạp lại từng tờ. Giấy rời khổ A3 phù hợp với biểu mẫu lẻ, cần bản in phẳng đẹp để đóng dấu.

LQ-2190 hỗ trợ nạp thủ công cùng cơ cấu kéo giấy push tractor và pull tractor, đưa giấy vào từ phía trước, phía sau hoặc từ dưới lên. Với xấp giấy liên tục nhiều liên, hãy dùng pull tractor và đặt hộp giấy thấp hơn mặt bàn máy: giấy được kéo thẳng, ít bị lệch răng và gần như không nhăn ở liên cuối. Nếu chỉ in vài tờ rời, chọn nạp thủ công cho nhanh.

Kết nối máy in với hệ thống máy tính hiện tại

Đây là điểm nhiều đơn vị vướng khi thay máy mới. Máy in kim khổ A3 Epson LQ-2190 có cả cổng song song LPT1 chuẩn IEEE-1284 và cổng USB 2.0. Phần mềm kế toán cũ chạy theo cổng LPT vẫn kết nối được như trước, trong khi máy tính đời mới không còn cổng song song thì dùng thẳng USB. Bộ nhớ đệm 128KB giúp máy nhận trọn khối dữ liệu dài, hạn chế tình trạng in nửa chừng rồi dừng khi mạng hoặc máy trạm bận.

Bốn bước in bảng kê 136 cột không lệch dòng

1. Khai báo khổ giấy đúng kích thước thật. Trong Windows, mở Printer properties và tạo Custom Form có chiều rộng bằng khổ giấy đang dùng (ví dụ 377 mm cho giấy liên tục 14 7/8 inch), sau đó chọn form này trong phần mềm kế toán. Đừng để mặc định A4, đây là nguyên nhân số một khiến bản in mất cột.
2. Đặt mật độ ký tự theo số cột cần in. Ở 10cpi, LQ-2190 in 136 cột — đủ cho hầu hết bảng kê. Nếu biểu mẫu vượt quá 136 cột, chuyển sang 12cpi hoặc chế độ nén (condensed) để dồn thêm ký tự trên cùng bề ngang giấy.
3. Căn điểm bắt đầu in trước khi chạy cả tập. Dùng chức năng Micro Adjust để chỉnh vị trí dòng đầu tiên, in thử một trang và soi xem tiêu đề cột có trùng khung biểu mẫu chưa. Chỉ khi trang thử khớp mới nên in hàng loạt.
4. Chọn chất lượng in phù hợp mục đích. Chế độ High Speed Draft đạt 480 ký tự/giây ở 10cpi và 576 ký tự/giây ở 12cpi, hợp với bảng kê nội bộ số lượng lớn. Bản Draft chạy 360 ký tự/giây, còn Letter Quality 120 ký tự/giây cho chữ đẹp nhất khi in chứng từ giao khách hàng.

Bốn bước trên áp dụng được cho hầu hết phần mềm kế toán phổ biến. Bạn nên lưu lại thông số khổ giấy và mật độ ký tự thành một hồ sơ in mẫu, để nhân sự mới chỉ việc chọn lại thay vì dò từ đầu mỗi kỳ quyết toán.

Giữ bản in sắc nét và tiết kiệm chi phí vận hành

Chi phí thật của máy in kim nằm ở ruy băng chứ không phải mực hộp. Ruy băng đen C13S015531 của LQ-2190 in được khoảng 15 triệu ký tự — với một bảng kê 136 cột dày đặc số liệu, đó là hàng nghìn trang trước khi cần thay. Khi thấy chữ ở liên thứ tư, thứ năm bắt đầu mờ, hãy thay ruy băng thay vì tăng lực đầu kim, vì ép quá tay dễ rách giấy mỏng.

Về độ bền, đầu in được công bố 400 triệu ký tự, MTBF 20.000 giờ hoạt động và MVBF 40 triệu dòng. Với phòng kế toán in vài trăm trang mỗi ngày, đây là mức bền cho phép chạy nhiều năm mà không phải tính chuyện thay máy giữa kỳ. Thân máy 639 x 402 x 256 mm, nặng 13 kg nên cần một bàn riêng chắc chắn, đặt sát nơi để hộp giấy liên tục để đường giấy đi thẳng.

Khi nào doanh nghiệp nên đầu tư máy in kim khổ A3

Không phải văn phòng nào cũng cần khổ rộng. Bạn nên cân nhắc một chiếc máy in kim khổ A3 khi rơi vào ít nhất hai trong các trường hợp: biểu mẫu vượt quá 80 cột và đang phải in tràn hai tờ A4; mỗi chứng từ cần từ ba liên trở lên; sản lượng in hàng ngày lớn và ổn định; hoặc hệ thống phần mềm cũ chỉ xuất lệnh in theo cổng LPT.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp chỉ in hóa đơn một liên khổ A4, một máy laser thông thường sẽ kinh tế hơn. Bạn có thể tham khảo thêm các lựa chọn trong nhóm [máy in kim](https://hpttech.vn/may-in-kim) để so sánh khổ giấy, số liên và tốc độ trước khi quyết định. Riêng [Epson LQ-2190](https://hpttech.vn/san-pham/may-in-kim-epson-lq2190-a3) hiện có giá 17.990.000đ và còn hàng tại HPT Tech.

Kết luận

Bảng kê bị cắt cột hiếm khi là lỗi phần mềm — phần lớn chỉ là hệ quả của việc ép biểu mẫu 136 cột vào khổ giấy quá hẹp. Khi bạn khai báo đúng khổ giấy, chọn mật độ ký tự hợp lý, căn vị trí dòng đầu và dùng kiểu nạp giấy phù hợp, một chiếc máy in kim khổ A3 sẽ cho bản in thẳng dòng, đủ cột và đủ liên ngay từ lần đầu. Đó cũng là cách tiết kiệm nhiều giờ căn chỉnh mỗi kỳ quyết toán. Bạn có thể lưu lại [cách in bảng kê 136 cột bằng máy in kim khổ A3](https://hpttech.vn/tin-tuc/huong-dan-ky-thuat/in-bang-ke-136-cot-may-in-kim-kho-a3) để hướng dẫn nhân sự mới, xem chi tiết sản phẩm tại hpttech.vn hoặc liên hệ HPT Tech để được tư vấn cấu hình phù hợp với biểu mẫu của đơn vị bạn.