Số hóa cả tờ rời lẫn sổ sách đóng quyển với máy scan lai Canon DR-F120

Trong hầu hết văn phòng, giấy tờ không bao giờ về cùng một kiểu. Buổi sáng bạn cần quét một xấp chứng từ rời vài chục tờ; buổi chiều lại là cuốn sổ cái đóng quyển, một tập hợp đồng bấm ghim dày cộp, hay tờ giấy phép cũ đã ố và dễ rách. Nếu trong tay chỉ có máy quét nạp giấy tự động (ADF), bạn sẽ mắc kẹt mỗi khi gặp tài liệu đóng quyển. Ngược lại, một máy quét mặt kính (flatbed) đơn thuần lại quá chậm khi phải xử lý cả tập tờ rời. Bài viết này hướng dẫn bạn số hóa gọn gàng mọi loại tài liệu đó chỉ trên một thiết bị — chiếc máy scan lai Canon imageFORMULA DR-F120 — và làm đúng ngay từ khâu chuẩn bị đến lúc ra file.

Một máy, hai kiểu quét: hết cảnh thiếu trước hụt sau

DR-F120 gộp hai loại máy quét vào chung một thân: một khay nạp tài liệu tự động (ADF) chứa được 50 tờ, và một mặt kính flatbed nằm ngay bên dưới. Nghĩa là tập tờ rời cứ đặt lên khay để máy tự kéo từng trang; còn cuốn sổ, quyển hợp đồng hay tờ giấy mỏng dễ rách thì mở nắp, úp lên mặt kính như máy photo. Lợi ích rất thực tế: bạn không phải mua song song hai thiết bị, cũng không phải tháo gáy, rút ghim hay 'hi sinh' bản gốc chỉ để cho vừa khay nạp giấy. Với phòng kế toán, hành chính hay nhân sự — nơi tài liệu luôn lẫn lộn nhiều kiểu — đây là điểm khiến công việc trôi hơn hẳn.

Canon imageFORMULA DR-F120 kết hợp khay nạp tài liệu ADF và mặt kính flatbed trong một thân máy nhỏ gọn.

Chuẩn bị tài liệu trước khi quét: 5 phút đầu quyết định kết quả

Trước khi bấm nút, hãy phân loại nhanh chồng giấy trên bàn thành ba nhóm. Nhóm một là tờ rời còn tốt, khổ từ A4 đến Legal — nhóm này đi qua ADF. Nhóm hai là tài liệu đóng quyển, bản gốc dày, giấy cũ mỏng hoặc rách — nhóm này để dành cho mặt kính. Nhóm ba là danh thiếp, thẻ và mẩu giấy nhỏ. Với nhóm đi ADF, bạn gỡ hết ghim, kẹp giấy và vuốt phẳng mép quăn; chỉ một chiếc ghim sót lại cũng đủ làm xước tài liệu và kẹt máy. Vài phút phân loại này giúp cả phiên quét sau đó chạy một mạch, không phải dừng lại gỡ kẹt giữa chừng.

Quét xấp tờ rời: nhanh, tự động hai mặt, khỏi ngồi lật giấy

Đặt tối đa 50 tờ (giấy 80 g/m²) lên khay ADF, chọn chế độ quét hai mặt rồi bắt đầu. Ở 200 dpi, máy chạy khoảng 20 trang mỗi phút khi quét một mặt và 36 ảnh mỗi phút khi quét hai mặt với tài liệu đen trắng — tức một tập hồ sơ dày được số hóa trong một lượt, không phải ngồi lật từng trang. Bản màu sẽ chậm hơn (khoảng 10 trang mỗi phút ở 200 dpi), nên chỉ chọn màu khi thật sự cần. Hai chi tiết đáng giá cho dân văn phòng: máy có chế độ quét tài liệu dài tới 1.000 mm, xử lý được bảng lương hay danh sách in liền khổ dài; và cơ chế phát hiện nạp chồng theo độ dài trang, cảnh báo khi hai tờ dính nhau bị kéo cùng lúc — nhờ đó bạn không vô tình bỏ sót một trang hồ sơ nào.

Quét sổ sách, hợp đồng đóng quyển và giấy tờ dễ rách

Đây là lúc mặt kính flatbed phát huy. Cuốn sổ cái, quyển hợp đồng hay tập công văn đóng gáy chỉ cần mở nắp, úp trang cần quét xuống kính — không phải rọc gáy, không sợ hỏng bản gốc. Với giấy phép cũ đã giòn, ảnh tư liệu hay tờ khai mỏng dễ rách, quét trên mặt kính an toàn hơn nhiều so với để máy kéo qua trục. Mặt kính của DR-F120 nhận khổ tối đa A4/Legal và cho độ phân giải quang học tới 1.200 dpi, đủ sắc nét để giữ lại con dấu đỏ, chữ ký hay chi tiết nhỏ trên bản gốc. Cần lưu thông tin đối tác? Máy cũng quét được danh thiếp. Nói cách khác, những tài liệu mà máy nạp giấy thông thường phải 'chào thua' thì ở đây vẫn số hóa được trọn vẹn.

Ra file gọn, sạch và tra cứu được — không phải chỉnh tay

Quét xong mới chỉ là một nửa; file có dùng được lâu dài hay không nằm ở khâu thiết lập. Nguyên tắc chọn độ phân giải: 200 dpi cho văn bản thường cần lưu trữ, 300 dpi cho tài liệu sẽ đưa qua nhận dạng ký tự hoặc in lại, và đẩy cao hơn trên mặt kính khi quét ảnh hay chi tiết cần thật rõ. Phần mềm CaptureOnTouch đi kèm máy cho phép xuất thẳng sang PDF, gộp nhiều trang thành một tệp và tạo cả PDF tìm kiếm được nội dung — rất tiện khi cần mở lại đúng hồ sơ sau này. Bên cạnh đó là loạt tính năng làm sạch tự động: khử nghiêng khi tờ giấy vào lệch, tự bỏ trang trắng ở tài liệu hai mặt, xóa nền, khử vân moire, xóa vết lỗ bấm và cắt viền thừa. Kết quả là bản số hóa nhẹ, ngay ngắn, đỡ hẳn công chỉnh sửa thủ công. Máy dùng driver chuẩn TWAIN/ISIS nên cũng ghép được vào phần mềm quản lý tài liệu sẵn có của doanh nghiệp.

Đặt máy ở đâu và hợp với ai?

Có một điểm cần nói thẳng để bạn chọn đúng: DR-F120 kết nối qua cổng USB 2.0 tới một máy tính, chứ không có cổng mạng LAN hay Wi-Fi. Vì vậy đây là chiếc máy 'của một bàn làm việc' hoặc một phòng ban nhỏ, do một người phụ trách quét — không phải máy quét dùng chung qua mạng cho cả tầng. Đổi lại, nó nhỏ gọn (469 × 335 × 120 mm, nặng khoảng 4,6 kg), đặt vừa cạnh màn hình, và tiết kiệm điện (khoảng 19,9 W khi quét, 2,3 W khi ngủ). Nhà sản xuất khuyến nghị năng suất 500–1.500 bản quét mỗi ngày, thừa sức cho khối lượng của một phòng kế toán, hành chính, phòng khám hay văn phòng công chứng cỡ vừa và nhỏ.

Canon DR-F120 hợp lý khi nào?

Nếu công việc của bạn thường xuyên trộn lẫn tờ rời và tài liệu đóng quyển, cần số hóa vừa nhanh vừa an toàn cho bản gốc mà không muốn đầu tư hai thiết bị, thì chiếc máy lai flatbed + ADF này là phương án gọn và tiết kiệm. Ngược lại, nếu bạn cần một máy quét chia sẻ qua mạng cho nhiều người hoặc quét khổ lớn hơn A4/Legal, hãy cân nhắc dòng máy khác phù hợp hơn. Bạn có thể xem thông số chi tiết, giá tham khảo và tình trạng hàng của Canon imageFORMULA DR-F120 ngay tại HPT Tech, hoặc gọi cho đội ngũ tư vấn để được gợi ý cấu hình đúng với khối lượng tài liệu của mình.