Thiết lập máy in hóa đơn nhiệt K80 dùng chung qua LAN cho nhiều quầy thu ngân với ATP A888

Ở một cửa hàng có hai, ba quầy thanh toán, cảnh quen thuộc là mỗi quầy một máy in hóa đơn cắm USB riêng. Cách này chạy được, nhưng chi phí nhân lên theo số quầy, và khi một máy tính hỏng thì máy in gắn với nó cũng nằm im. Nếu bạn đang tính bài toán ngược lại — một máy in đặt ở vị trí trung tâm, nhiều máy tính cùng gửi lệnh in qua mạng — thì cổng LAN trên máy in mới là thứ quyết định.

Bài viết này hướng dẫn bạn thiết lập trọn vẹn một máy in hóa đơn nhiệt khổ K80 dùng chung qua mạng LAN, lấy máy in hóa đơn ATP A888 (USB, RS232, LAN) làm thiết bị minh họa. Các bước bên dưới áp dụng được cho hầu hết máy in nhiệt có cổng Ethernet, nhưng những con số kỹ thuật thì lấy đúng từ thông số của A888.

Vì sao nên cho máy in hóa đơn đi đường mạng thay vì cắm USB

ATP A888 có ba cổng giao tiếp cùng lúc: USB, RS232 và LAN. Ba cổng này không phải để bạn chọn cho vui — mỗi cổng phục vụ một kiểu triển khai khác nhau. USB dành cho một máy tính duy nhất đặt ngay cạnh máy in. RS232 dành cho các hệ POS đời cũ hoặc thiết bị chuyên dụng vẫn dùng cổng nối tiếp. Còn LAN là cổng duy nhất cho phép nhiều máy khác nhau — máy tính thu ngân, máy tính quản lý, thậm chí thiết bị Android hay iOS chạy phần mềm bán hàng — cùng nhìn thấy và gửi lệnh in tới một thiết bị.

Điều đó nghĩa là gì với cửa hàng của bạn? Nghĩa là bạn có thể đầu tư một máy in tốt đặt cố định giữa các quầy, thay vì mua ba máy giá rẻ. Máy in không còn phụ thuộc vào một máy tính cụ thể: nhân viên đổi chỗ, máy tính khởi động lại hay thay mới đều không ảnh hưởng. Khi cần thêm quầy trong mùa cao điểm, bạn chỉ việc trỏ máy tính mới tới cùng địa chỉ IP.

Chuẩn bị đúng từ đầu để không phải tháo ra lắp lại

Trước khi cắm điện, bạn hãy chuẩn bị đủ bốn thứ sau. Thiếu một thứ là quy trình sẽ đứt giữa chừng.

• Giấy in nhiệt khổ đúng chuẩn. A888 hỗ trợ khổ 79.5 ± 0.5 mm — tức cuộn giấy K80 thông dụng. Đừng dùng cuộn K57 rồi kê tạm bằng miếng đệm, vì giấy chạy lệch sẽ mòn lệch đầu in.
• Một vị trí đặt máy có ổ cắm và cổng mạng. Máy nặng 2 kg, nên chỉ cần một mặt bàn phẳng, nhưng dây nguồn và dây mạng phải đi gọn để nhân viên không vướng chân.
• Một dải IP cố định trong mạng cửa hàng. Hãy hỏi người quản trị mạng, hoặc tự xem trang cấu hình router, để biết dải nào chưa bị DHCP cấp phát.
• Máy tính thu ngân đã cài sẵn phần mềm bán hàng. Windows, Android hay iOS đều được — A888 hỗ trợ cả ba nền tảng.

Cấp IP tĩnh cho máy in — bước quyết định sự ổn định

Đây là bước nhiều cửa hàng làm tắt, và cũng là nguyên nhân số một khiến máy in "tự nhiên mất" sau vài tuần chạy tốt. Nếu để router tự cấp IP động, mỗi lần mất điện hoặc khởi động lại router, máy in có thể nhận một địa chỉ khác. Các máy tính thu ngân vẫn trỏ tới địa chỉ cũ, và kết quả là lệnh in rơi vào hư không.

Cách làm chuẩn gồm ba việc. Thứ nhất, cắm dây mạng và in trang tự kiểm tra (self-test) bằng cách giữ nút feed khi bật nguồn — trang này in ra địa chỉ IP hiện tại mà máy đang nhận. Thứ hai, mở công cụ cấu hình mạng đi kèm máy in trên một máy tính cùng lớp mạng, tìm thấy thiết bị, rồi đặt cho nó một địa chỉ IP tĩnh nằm ngoài dải DHCP — ví dụ 192.168.1.200 nếu router chỉ cấp phát tới 192.168.1.150. Thứ ba, ghi địa chỉ đó lên một mẩu nhãn dán ngay mặt máy in. Nghe đơn giản, nhưng sáu tháng sau khi cần xử lý sự cố, mẩu nhãn đó tiết kiệm cho bạn cả tiếng đồng hồ.

Máy in hóa đơn ATP A888 có đồng thời ba cổng USB, RS232 và LAN — cổng LAN là thứ cho phép nhiều quầy dùng chung một máy in.

Cài driver và trỏ nhiều máy tính về cùng một máy in

Với máy in nhiệt, bạn có hai đường đi. Cách thứ nhất là cài driver dạng máy in Windows: thêm máy in mới, chọn tạo cổng TCP/IP chuẩn, nhập địa chỉ IP tĩnh vừa đặt, rồi chỉ vào driver của nhà sản xuất. Cách thứ hai là để phần mềm bán hàng nói chuyện trực tiếp với máy in qua IP và cổng mạng, không cần driver — phần lớn phần mềm POS hiện nay hỗ trợ, và thường nhanh hơn vì bỏ qua tầng xử lý đồ họa của hệ điều hành.

Điểm mấu chốt khi có nhiều quầy: mỗi máy tính thu ngân đều được cấu hình độc lập trỏ tới cùng một địa chỉ IP. Bạn không cần — và không nên — chia sẻ máy in qua một máy tính trung gian, vì làm vậy nghĩa là máy tính đó phải luôn bật, và khi nó hỏng thì cả cửa hàng mất máy in. Cổng LAN sinh ra chính là để tránh điểm chết đó.

In thử và căn chỉnh để hóa đơn không bị cụt chữ

A888 in với mật độ 576 dots trên mỗi dòng (một số phiên bản là 572 dots) trên khổ giấy 79.5 mm. Con số này chính là chiều rộng thực tế mà bạn có để bố trí nội dung hóa đơn. Nếu mẫu hóa đơn trong phần mềm được thiết kế cho khổ 58 mm mà bạn đem in trên giấy 80 mm, chữ sẽ dồn về một bên và bỏ phí gần một phần ba mặt giấy. Ngược lại, mẫu thiết kế quá rộng sẽ bị cắt cụt ở mép phải — thường là cột thành tiền, đúng thứ khách hàng cần đọc nhất.

Vì vậy sau khi kết nối xong, bạn hãy in thử một hóa đơn thật với đầy đủ các trường: tên cửa hàng, danh sách hàng có tên dài nhất, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng cộng, mã QR nếu có. Đo bằng mắt xem hai mép trái phải có cân không, mã QR có bị méo không. Chỉnh trong phần mẫu in của phần mềm bán hàng cho tới khi vừa khít, rồi mới nhân bản cấu hình sang các quầy còn lại. Ở tốc độ 260 mm/giây của A888, một hóa đơn dài chừng 20 cm ra khỏi máy trong khoảng một giây — đủ nhanh để nhân viên không phải đứng đợi giấy chạy xong mới quay sang khách tiếp theo.

Giữ đầu in đạt hết tuổi thọ 150 km

Đầu in nhiệt của A888 có độ bền công bố 150 km giấy chạy qua. Nghe trừu tượng, nhưng quy đổi ra thì với hóa đơn trung bình 20 cm, con số đó tương đương khoảng 750.000 hóa đơn. Một cửa hàng in 300 hóa đơn mỗi ngày sẽ mất nhiều năm mới chạm tới ngưỡng này — với điều kiện bạn không rút ngắn nó bằng thói quen sai.

Hai yếu tố rút ngắn tuổi thọ đầu in nhanh nhất là giấy kém chất lượng và bụi. Giấy nhiệt rẻ tiền thường có lớp phủ không đều và để lại cặn bám trên đầu in, khiến máy phải gia nhiệt cao hơn để chữ đủ đậm. Bụi giấy tích tụ cũng gây hiện tượng tương tự. Cách xử lý rất đơn giản: mỗi tháng một lần, tắt nguồn, mở nắp, dùng tăm bông thấm cồn isopropyl lau nhẹ theo chiều ngang dải đầu in màu sẫm, đợi khô hẳn rồi mới đóng nắp bật máy. Việc này mất chưa tới hai phút.

• Không dùng vật cứng hay móng tay cạo lên đầu in.
• Không lau khi máy vừa in xong — đầu in còn nóng.
• Thay cuộn giấy trước khi hết hẳn, tránh để lõi giấy cọ trực tiếp lên đầu in.
• Đặt máy tránh khu vực ẩm hoặc gần bếp, vì hơi nóng và dầu mỡ làm giấy nhiệt đen sớm.

Bốn sự cố thường gặp và cách xử lý tại chỗ

Giấy ra trắng tinh. Gần như chắc chắn là cuộn giấy lắp ngược mặt. Giấy nhiệt chỉ ăn nhiệt ở một mặt; bạn lật cuộn lại là xong. Nếu vẫn trắng, thử cào nhẹ móng tay lên mặt giấy — không thấy vệt sẫm nghĩa là cuộn giấy không phải giấy nhiệt.

Máy tính báo in xong nhưng không có gì ra. Kiểm tra ping tới địa chỉ IP. Ping không thông thì vấn đề nằm ở mạng: dây, cổng switch, hoặc máy in đã đổi IP vì chưa đặt tĩnh. Ping thông mà vẫn không in thì cấu hình cổng trong phần mềm sai.

Chữ mờ dần ở một dải dọc. Đó là dấu hiệu đầu in bị bám cặn tại vị trí đó. Vệ sinh theo cách nêu trên. Nếu sau khi vệ sinh vẫn còn vệt trắng cố định, đầu in đã hỏng điểm và cần thay.

Một điều cần nhớ về giấy nhiệt và việc lưu trữ

In nhiệt trực tiếp không dùng mực — đó là lý do chi phí vận hành thấp và bảo trì đơn giản. Nhưng đổi lại, chữ trên giấy nhiệt phai dần theo thời gian, nhanh hơn nữa nếu để nơi nóng hoặc có ánh nắng. Hóa đơn bán lẻ giao cho khách thì không sao, song nếu cửa hàng cần giữ liên lưu để đối chiếu, bạn đừng dựa vào cuộn giấy nhiệt xếp trong hộp.

Giải pháp đúng là lưu bản điện tử trong phần mềm bán hàng, và với các hộ kinh doanh thuộc diện phải áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định hiện hành, dữ liệu vốn đã được lưu và truyền về cơ quan thuế. Khi đó tờ giấy nhiệt chỉ còn đóng vai trò biên nhận trao tay cho khách — đúng với thứ nó được sinh ra để làm.

Thiết lập một lần cho chuẩn, nhãn dán địa chỉ IP trên thân máy, lịch vệ sinh mỗi tháng — ba việc nhỏ đó giữ cho quầy thu ngân của bạn chạy êm suốt nhiều năm. Nếu bạn cần tư vấn chọn cấu hình phù hợp với số quầy và lưu lượng khách thực tế, đội ngũ HPT Tech sẵn sàng hỗ trợ.