Chặn cảnh bảng lương, hợp đồng nằm quên trên khay máy in dùng chung với Brother HL-L6415DW

Khi nói đến bảo mật thông tin, phần lớn doanh nghiệp nghĩ ngay đến tường lửa, mật khẩu và phần mềm diệt virus. Nhưng có một điểm rò rỉ nằm ngoài mọi lớp phòng thủ đó: chiếc khay giấy của máy in dùng chung ngoài hành lang. Một bảng lương, một hợp đồng lao động hay một bộ hồ sơ ứng viên chỉ cần nằm lại ở đó vài phút là bất kỳ ai đi ngang cũng có thể đọc, chụp lại hoặc cầm nhầm.

Dưới đây là một tình huống điển hình mà HPT Tech thường gặp khi tư vấn cho khối văn phòng: một doanh nghiệp sản xuất - thương mại khoảng 200 nhân sự, các phòng ban dùng chung vài máy in đặt ở khu vực hành lang. Câu chuyện được dựng lại để bạn hình dung cách xử lý, không gắn với một khách hàng cụ thể nào.

Vấn đề không nằm ở con người, mà ở quãng đường từ bàn làm việc tới máy in

Phòng nhân sự và phòng kế toán của doanh nghiệp này ngồi ở tầng ba, còn máy in dùng chung đặt cuối hành lang. Mỗi kỳ lương, nhân sự phải in phiếu lương cho từng bộ phận; mỗi đợt tuyển dụng lại in hồ sơ ứng viên cho hội đồng phỏng vấn. Nhấn lệnh in xong, người gửi còn phải trả lời một cuộc gọi, ký một chứng từ, rồi mới đi lấy giấy. Trong khoảng trống vài phút ấy, tài liệu nằm phơi trên khay.

Cách khắc phục quen thuộc là "in xong ra lấy ngay", nhưng đó chỉ là một thoả thuận miệng chứ không phải biện pháp kỹ thuật. Nó hỏng ngay khi máy kẹt giấy, khi có người đứng in trước, hoặc khi người gửi bị gọi họp đột xuất. Doanh nghiệp còn hai vướng mắc khác: không ai biết chính xác ai đã in tài liệu nào, và chi phí giấy mực mỗi tháng cứ tăng mà không truy được nguyên nhân.

Giữ bản in nằm trong máy cho tới khi đúng người đứng trước máy

Giải pháp bắt đầu từ một tính năng sẵn có trên máy in laser đen trắng Brother HL-L6415DW: Secure Print. Khi bật chế độ này trong driver, lệnh in không chạy thẳng ra giấy mà được giữ lại trong bộ nhớ máy kèm một mã PIN do người gửi đặt. Máy chỉ in khi có người đến trước thiết bị, chọn đúng lệnh trên màn hình cảm ứng màu 3,5 inch và nhập đúng mã.

Điều này nghĩa là quãng thời gian tài liệu "nằm chờ" bị xoá hẳn khỏi quy trình: giấy và người luôn xuất hiện cùng lúc. Lợi ích kéo theo còn lớn hơn kỳ vọng ban đầu: khi ai đó gửi nhầm bảng lương của bộ phận này sang bộ phận khác, họ chỉ cần huỷ lệnh trong hàng đợi thay vì chạy xuống hành lang thu hồi một tệp giấy đã in ra. Đây chính là loại sự cố khiến bộ phận nhân sự lo lắng nhất.

Quẹt thẻ nhân viên nhanh hơn gõ mã PIN mỗi lần in

Nhập PIN an toàn nhưng gây phiền khi ngày nào cũng in vài chục lượt. HL-L6415DW có sẵn đầu đọc thẻ NFC tích hợp ngay trên máy, và hỗ trợ cả đầu đọc thẻ gắn ngoài. Doanh nghiệp đăng ký số thẻ nhân viên vào trường Card ID (NFC ID) của từng tài khoản trong trang quản trị của máy, sau đó nhân viên chỉ cần chạm thẻ ra vào cửa lên máy in là bản in của riêng mình được nhả ra.

Với phòng nhân sự - kế toán, điều quan trọng là thao tác này không tạo thêm một mật khẩu mới phải nhớ. Chiếc thẻ nhân viên vốn nằm sẵn trong túi áo trở thành chìa khoá mở bản in, nên quy trình bảo mật được tuân thủ tự nhiên thay vì bị lách cho nhanh việc.

Brother HL-L6415DW: máy in laser đen trắng đơn năng, màn hình cảm ứng 3,5 inch, có sẵn đầu đọc thẻ NFC phục vụ xác thực tại máy.

Phân quyền ai được in gì, và đặt hạn mức cho từng người

Lớp thứ hai của giải pháp là Secure Function Lock 3.0, cấu hình hoàn toàn qua trình duyệt bằng cách gõ địa chỉ IP của máy in. Quản trị viên vào mục Administrator, tạo danh sách người dùng hoặc nhóm, rồi tick chọn từng chức năng được phép sử dụng. Với mỗi tài khoản, có thể bật Page Limit và nhập số trang tối đa được in.

Đây chính là câu trả lời cho vướng mắc chi phí: thay vì nhìn hoá đơn giấy mực cuối tháng rồi đoán, bộ phận hành chính có hạn mức cụ thể gắn với từng tài khoản. HL-L6415DW còn hỗ trợ đẩy nhật ký in về máy chủ mạng (Store Print Log to Network), nên khi cần rà soát một tài liệu nhạy cảm đã in lúc nào, do ai, doanh nghiệp có căn cứ tra cứu thay vì phỏng đoán.

Siết bảo mật mà không phải đánh đổi tốc độ

Mối lo thường trực khi thêm một bước xác thực là quy trình sẽ chậm đi. Cấu hình của máy đủ sức bù lại phần thời gian đó: HL-L6415DW in tới 50 trang/phút khổ A4, trang đầu ra sau chưa tới 6,7 giây, độ phân giải 1200 x 1200 dpi và có bộ nhớ 2 GB để giữ hàng đợi lệnh in. Khi bạn quẹt thẻ, cả tập tài liệu chạy ra gần như tức thì.

Khay giấy chuẩn 520 tờ, mở rộng tối đa 2.700 tờ, nên mùa cao điểm quyết toán hay tuyển dụng không ai phải bỏ dở việc đi nạp giấy. Chu kỳ tối đa 160.000 trang/tháng với khối lượng khuyến nghị 16.000 trang/tháng cho thấy máy được thiết kế cho nhóm dùng chung nhiều người, không phải máy để bàn cá nhân.

Về chi phí vận hành, máy dùng hộp mực TN3608 với nhiều mức dung lượng, cao nhất là TN3618XL khoảng 25.000 trang; cụm trống DR3608 in được khoảng 45.000 - 75.000 trang.

Bảo mật không dừng lại ở tờ giấy

Một chiếc máy in trong mạng nội bộ cũng là thiết bị có địa chỉ IP, có bộ nhớ và có trang quản trị web. Khoá được tờ giấy mà bỏ ngỏ phần mạng thì mới giải quyết một nửa vấn đề. HL-L6415DW hỗ trợ xác thực qua Active Directory (LDAP), chuẩn 802.1x, IPSec, mã hoá TLS/SSL cho HTTPS và IPPS, lọc địa chỉ IP, khoá thiết lập (Setting Lock) và Secure BIOS.

Dòng máy này cũng đã vượt qua quy trình kiểm thử của Keypoint Intelligence và nhận chứng nhận BLI Security Validation Testing - bài kiểm tra thâm nhập nhắm vào firmware, cổng kết nối, giao thức in và trang quản trị nhúng. Với bộ phận IT, đây là căn cứ khách quan để đưa máy in vào danh mục thiết bị đạt chuẩn.

Ba điều nên làm khi triển khai in bảo mật

• Đổi mật khẩu quản trị mặc định của máy in ngay trong ngày lắp đặt. Mật khẩu này được in trên nhãn dán mặt sau thiết bị, ai nhìn thấy máy cũng đọc được.
• Bật Secure Print theo phòng ban thay vì cho toàn công ty cùng lúc. Bắt đầu từ nhóm in tài liệu nhạy cảm nhất - nhân sự, kế toán, pháp chế - rồi mở rộng dần.
• Gắn việc cấp tài khoản in vào quy trình nhân sự: khi nhân viên nghỉ việc, tài khoản in và số thẻ NFC phải bị vô hiệu cùng lúc với tài khoản email.

Kết quả: bảo mật trở thành mặc định, không còn là kỷ luật

Thay đổi lớn nhất không nằm ở một con số, mà ở chỗ quy trình an toàn không còn phụ thuộc vào việc mọi người có nhớ hay không. Máy in đơn giản là không nhả giấy khi chưa có người xác thực, nên khay giấy không còn tài liệu vô chủ. Bản in gửi nhầm được xoá trong hàng đợi. Mỗi trang in gắn với một tài khoản, nên chi phí có địa chỉ rõ ràng và hạn mức có hiệu lực thật.

Nếu văn phòng của bạn đang dùng chung một máy in cho nhiều phòng ban, trong đó có bộ phận xử lý dữ liệu nhân sự, tài chính hay hợp đồng, thì câu hỏi đáng đặt ra không phải "máy in nhanh bao nhiêu" mà là "ai được cầm tờ giấy đó". Đội ngũ HPT Tech sẵn sàng khảo sát hiện trạng in ấn và cấu hình Secure Print, Secure Function Lock cho từng phòng ban của bạn.