Hết cảnh rút khay đổi giấy mỗi lần in hồ sơ ở phòng hành chính với máy in đa chức năng bizhub 306i

Bài viết mô tả một tình huống điển hình ở bộ phận hành chính của nhiều doanh nghiệp vừa tại Việt Nam. Tên đơn vị được giữ ẩn; cách làm và thông số thiết bị là thật.

Khi một máy in nhỏ phải gánh bốn loại giấy khác nhau

Phòng hành chính của một doanh nghiệp xây dựng – thương mại khoảng 70 người có đúng một máy in laser A4 để bàn. Mỗi ngày, chiếc máy đó phải lần lượt phục vụ bốn loại giấy: giấy A4 thường cho công văn nội bộ, giấy A4 có in sẵn tiêu đề công ty cho văn bản gửi ra ngoài, giấy A5 cho phiếu thu – phiếu chi, và bìa giấy dày cho hồ sơ thầu.

Vì máy chỉ có một khay, mọi lần chuyển việc đều kèm một động tác: rút khay ra, lấy hết giấy cũ, xếp giấy mới vào, canh lại cữ giấy. Động tác đó chỉ mất một hai phút, nhưng nó lặp lại chục lần mỗi ngày và luôn xảy ra đúng lúc có người khác đang đứng chờ bản in. Giấy tiêu đề bị xếp ngược chiều hoặc quên đổi khổ cũng là chuyện hằng tuần — mỗi lần như vậy là vài tờ giấy tiêu đề đi vào sọt rác.

Hai việc khác nằm hẳn ngoài khả năng của chiếc máy A4: in bản vẽ mặt bằng khổ A3 cho bộ phận kỹ thuật và in bìa hồ sơ thầu trên giấy dày. Cả hai đều phải đặt tiệm in bên ngoài — gửi file, chờ, cử người đi lấy, và sai một dòng là làm lại toàn bộ vòng đó.

Điểm tắc thật sự không phải tốc độ in, mà là số lần đổi giấy

Khi rà lại, phòng hành chính nhận ra máy in cũ không hề chậm so với khối lượng công việc thường ngày. Cái làm mất thời gian là những gián đoạn giữa các lần in — đổi giấy, canh khay, in thử và những chuyến ra tiệm in. Vì vậy tiêu chí chọn thiết bị mới không xoay quanh số trang mỗi phút, mà quanh ba câu hỏi: máy có giữ được nhiều loại giấy cùng lúc không, có in A3 không, và có nạp nổi giấy dày làm bìa hồ sơ không.

Bốn khay 250 tờ: mỗi loại giấy có chỗ riêng, không ai phải rút khay nữa

bizhub 306i có cấu hình khay nạp giấy 250 tờ × 4, tổng cộng khoảng 1.000 tờ nằm sẵn trong máy. Ý nghĩa với phòng hành chính rất trực tiếp: bốn loại giấy đang dùng được nạp vào bốn khay riêng và ở đó suốt cả tuần.

• Khay 1 – giấy A4 trắng thường, dùng cho phần lớn văn bản nội bộ.
• Khay 2 – giấy A4 in sẵn tiêu đề công ty, chỉ chọn khi gửi văn bản ra ngoài.
• Khay 3 – giấy A5 cho phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho.
• Khay 4 – giấy A3 cho bản vẽ và bảng biểu khổ lớn.

Từ lúc chia khay như vậy, thao tác chọn giấy chuyển từ việc tay sang việc chuột: người dùng chỉ chọn đúng khay trong hộp thoại in trên máy tính của mình. Không còn ai phải bước tới máy, rút khay và xếp lại giấy giữa giờ làm. Lượng giấy tiêu đề in sai cũng gần như biến mất, vì giấy tiêu đề không còn nằm chung khay với giấy trắng.

Bản vẽ và bảng biểu khổ A3 in ngay tại phòng, hết những chuyến ra tiệm in

Máy hỗ trợ dải khổ giấy A6 đến A3, nên bản vẽ mặt bằng và bảng tiến độ khổ lớn của bộ phận kỹ thuật được in ngay tại phòng. Trước đây, một bản vẽ cần sửa hai lần trước khi họp nghĩa là hai vòng gửi file – chờ – đi lấy, trải ra hơn nửa ngày; nay vòng đó gói lại trong vài phút.

Khả năng sao chụp khổ A3 cũng có giá trị riêng: hồ sơ thầu thường có bảng biểu, sơ đồ khổ lớn do đối tác gửi bản giấy, trước đây phải chụp thành hai nửa A4 rồi dán lại, nay chỉ cần đặt lên mặt kính và sao chụp nguyên khổ.

Bìa hồ sơ giấy dày đi thẳng qua máy, không cần đặt ngoài

Thông số dễ bị bỏ qua nhất khi chọn máy lại là thứ gỡ được nút thắt cuối cùng: máy nhận định lượng giấy 64–157 gsm. Nói dễ hiểu, ngoài giấy văn phòng thông thường (70–80 gsm), máy còn nạp được giấy dày làm bìa hồ sơ, bìa báo giá, bìa tài liệu bàn giao.

Với phòng hành chính này, đó là dấu chấm hết cho việc đặt in bìa bên ngoài. Một bộ hồ sơ thầu giờ hoàn thành tại một chỗ: bìa in trên giấy dày, nội dung in hai mặt trên giấy thường, các trang khổ lớn in A3. Khi tên gói thầu hay ngày tháng đổi vào phút cuối — chuyện gần như luôn xảy ra — chỉ cần in lại đúng tờ bìa đó.

In hai mặt tự động và 36 bản mỗi phút: bộ tài liệu họp xong trong lúc chờ

Máy có sẵn chức năng đảo bản sao, cho phép in và sao chụp hai mặt tự động, với tốc độ 36 bản A4 mỗi phút và độ phân giải 600 × 600 dpi.

Một cuộc họp giao ban 12 người, mỗi người một bộ 25 trang, tức khoảng 300 trang. Với 36 bản mỗi phút, phần in chiếm khoảng tám đến chín phút — gọn trong khoảng thời gian trước giờ họp. In hai mặt tự động rút số tờ giấy xuống còn khoảng một nửa, nên tập tài liệu mỏng hơn và tiền giấy mỗi tháng giảm theo.

Card mạng có sẵn giúp cả phòng in và quét qua mạng nội bộ, không phải chuyển file cho một người phụ trách máy in.

Quét 55 trang mỗi phút để lưu bản mềm ngay khi hồ sơ vừa ký

Phần được dùng nhiều hơn dự kiến lại là chức năng quét: máy quét lên đến 55 ipm và gửi file qua mạng. Nhờ đó, hợp đồng, biên bản, quyết định vừa ký xong được quét ngay thành PDF và đưa vào thư mục theo tháng, trước khi bản giấy được kẹp vào cặp và đưa vào tủ.

Điều này xử lý một tình huống quen thuộc: kế toán hoặc chi nhánh cần bản hợp đồng đã ký lúc 5 giờ chiều. Trước đây phải mở tủ, tìm cặp, chụp lại rồi gửi; nay bản mềm đã có sẵn từ hôm ký. Bản giấy vẫn lưu đầy đủ theo quy định.

Nhìn lại sau khi thay máy: bớt việc tay, không bớt việc gì quan trọng

Thay đổi rõ nhất không nằm ở số trang in mỗi tháng, mà ở những việc đã biến mất khỏi ngày làm việc của phòng: không còn rút khay đổi giấy, không còn xếp giấy tiêu đề ngược chiều, không còn những chuyến ra tiệm in bản vẽ và bìa hồ sơ. Bù lại là những việc mới làm được ngay: in bản vẽ để đánh dấu bằng bút, in lại một tờ bìa khi tên gói thầu thay đổi, quét hồ sơ vừa ký trong cùng buổi chiều.

Cấu hình này phù hợp với văn phòng nào

Nếu phòng của bạn có một trong các dấu hiệu sau, hướng thiết bị ở trên đáng để tham khảo:

• Thường xuyên phải đổi giấy trong khay vì dùng nhiều loại giấy: A4 thường, A4 tiêu đề, A5 chứng từ, A3 bản vẽ.
• Vẫn phải đặt tiệm in bên ngoài cho bản vẽ A3 hoặc bìa hồ sơ giấy dày, dù khối lượng không lớn.
• In các bộ tài liệu họp, hồ sơ thầu nhiều bản và muốn giảm số tờ giấy bằng in hai mặt tự động.
• Đang dùng riêng máy in, máy photocopy và máy scan, muốn gộp lại để bớt đầu mối vật tư và bảo trì.

Ngược lại, nếu văn phòng chỉ in vài chục trang A4 mỗi ngày, không dùng khổ A3 và không in bìa dày, một máy laser A4 đa năng gọn nhẹ vẫn hợp lý hơn. Chi tiết cấu hình bizhub 306i/266i bạn xem ở sản phẩm gắn kèm bên dưới; cần đối chiếu với khối lượng in thực tế của phòng mình, đội kỹ thuật HPT Tech có thể tư vấn theo từng trường hợp.