In hợp đồng ngay từ laptop và điện thoại của nhân viên kinh doanh với Canon LBP 243DW II

Bài viết mô tả một tình huống điển hình mà HPT Tech thường gặp ở các phòng kinh doanh quy mô vừa: máy in vẫn chạy tốt, nhưng cách nó được kết nối khiến cả phòng mất thời gian mỗi ngày. Các con số kỹ thuật lấy từ thông số công bố của máy in laser đen trắng Canon LBP 243DW II; phần lợi ích mang tính ước tính đều được ghi rõ.

Khi mọi bản in đều phải đi qua một chiếc máy tính duy nhất

Phòng kinh doanh khoảng 25 người, mỗi ngày in báo giá, hợp đồng, biên bản bàn giao và phiếu thu. Nhân viên đi gặp khách bằng laptop, xem lại file trên điện thoại trên đường về. Nhưng chiếc máy in duy nhất trong phòng lại được cắm USB vào một máy tính bàn ở góc phòng — nơi mọi người vẫn gọi là "máy trực".

Hệ quả rất dễ hình dung. Muốn in một bộ hợp đồng, nhân viên phải gửi file qua nhóm chat, chờ người ngồi ở máy trực bấm in hộ; người đó đi họp là cả phòng phải chờ. File gửi qua chat nhiều lần dẫn đến in sai phiên bản, phải in lại. Điện thoại thì gần như không in được gì, dù đó là nơi nhân viên nhận file khách gửi nhanh nhất.

Chọn máy in theo đúng cách nhân viên đang làm việc

Bài toán ở đây không phải là "in nhanh hơn", mà là "ai cũng in được từ thiết bị của mình". Vì vậy tiêu chí đầu tiên khi chọn thiết bị thay thế là khả năng kết nối, không phải tốc độ.

Canon LBP 243DW II đáp ứng đúng nhóm tiêu chí đó: máy hỗ trợ USB 2.0, cổng mạng LAN 10Base-T/100Base-TX/1000Base-T và Wi-Fi 802.11b/g/n (chế độ cơ sở hạ tầng, có WPS). Nghĩa là máy tự đứng độc lập trên mạng nội bộ, không cần ký sinh vào máy tính nào cả. Với doanh nghiệp, điều này xóa bỏ ngay vai trò "máy trực": bất kỳ laptop nào trong mạng cũng gửi lệnh in trực tiếp tới máy in, kể cả khi các máy khác đã tắt.

Trong tình huống này, máy được cắm dây LAN vào switch của phòng để có đường truyền ổn định cho hàng đợi in chung, đồng thời vẫn bật Wi-Fi cho thiết bị di động. Bộ nhớ 1GB giúp máy nhận nhiều lệnh in xếp hàng cùng lúc.

Canon LBP 243DW II — máy in laser đen trắng A4 có LAN Gigabit, Wi-Fi và in hai mặt tự động.

Nhân viên in từ điện thoại mà không phải cài driver

Đây là phần thay đổi thói quen rõ rệt nhất. Canon LBP 243DW II tương thích với Canon PRINT Business, Canon Print Service (Android), AirPrint, Mopria và Microsoft Universal Print. Nghĩa là điện thoại iPhone dùng AirPrint có sẵn trong hệ điều hành, máy Android dùng Mopria hoặc Canon Print Service, còn máy tính trong hệ thống Microsoft 365 có thể in qua Universal Print mà bộ phận IT không phải đi cài driver từng máy.

Lợi ích thực tế: khách gửi phụ lục hợp đồng qua Zalo lúc 16h30, nhân viên mở trên điện thoại, chọn in, đi ra máy in lấy tờ giấy — không cần bật laptop, không cần nhờ ai. Với khối nhân sự thường xuyên ra ngoài gặp khách, số bước từ "nhận file" đến "có bản in trên tay" giảm từ bốn năm bước xuống còn hai.

Bản in đầu tiên có sau khoảng 5 giây, kể cả khi máy vừa ngủ

Một máy in dùng chung cho 25 người sẽ nằm ở chế độ ngủ khá nhiều trong ngày, và cảm giác "máy in chậm" thường đến từ thời gian chờ máy tỉnh lại chứ không phải từ tốc độ in.

Thông số của LBP 243DW II xử lý đúng điểm đó: thời gian in bản đầu tiên khoảng 5 giây, thời gian khởi động từ lúc bật nguồn 14 giây, và thời gian phục hồi từ chế độ ngủ chỉ 4 giây hoặc ít hơn. Khi đã chạy, máy đạt tối đa 36 trang/phút khổ A4 (37 trang/phút khổ Letter).

Với người dùng, điều đó có nghĩa là không còn khoảng chờ "máy đang khởi động" đủ dài để bỏ đi làm việc khác rồi quên mất bản in. Một bộ hợp đồng 20 trang in xong trong dưới một phút, kịp cho khách đang đợi.

In hai mặt mặc định giúp bộ hợp đồng mỏng đi một nửa

Máy có in hai mặt tự động, đạt 30 hình/phút ở khổ A4 và 31 hình/phút ở khổ Letter. Trong tình huống này, in hai mặt được đặt làm mặc định trên hàng đợi in chung, để nhân viên không phải nhớ chọn thủ công.

Về mặt số học, một bộ tài liệu 20 trang in hai mặt chỉ cần 10 tờ thay vì 20 tờ — tức lượng giấy cho các tài liệu nhiều trang giảm khoảng một nửa (ước tính, tùy tỷ lệ tài liệu nhiều trang trong tổng số bản in). Với phòng kinh doanh in hợp đồng, phụ lục và báo giá hằng ngày, đây là khoản tiết kiệm lặp lại đều đặn, chưa kể tập tài liệu mỏng hơn cũng gọn hơn khi lưu hồ sơ.

Chất lượng bản in giữ ở mức 600 x 600 dpi, và có thể đạt tương đương 1.200 x 1.200 dpi khi bật công nghệ làm mịn hình ảnh — đủ để các dòng điều khoản cỡ chữ nhỏ trong hợp đồng vẫn rõ nét. Máy hỗ trợ ngôn ngữ in UFR II và PCL 6 nên tương thích tốt với phần mềm văn phòng và hệ thống quản lý in ấn.

Giấy và mực đủ để không ai phải tiếp giấy giữa buổi

Máy có khay giấy chuẩn 250 tờ và khay tay đa năng 100 tờ; nếu cần, có thể bổ sung khay nạp giấy tùy chọn 550 tờ để đưa tổng công suất lên tối đa 900 tờ. Với nhu cầu in tập trung của cả phòng, cấu hình mở rộng này giúp cắt hẳn việc tiếp giấy vài lần mỗi ngày.

Máy nhận nhiều khổ giấy — A4, A5, A6, B5, Legal, Letter, Executive và khổ tùy chỉnh — cùng giấy thường, giấy tái chế, nhãn, bưu thiếp và phong bì, định lượng 60–120 g/m². Nhờ vậy phòng kinh doanh in được cả phong bì gửi hồ sơ.

Về mực, máy dùng hộp mực 070 cho 3.000 trang hoặc 070H dung tích cao cho 10.200 trang. Chọn 070H là hợp lý với đơn vị in nhiều: số lần đặt mua và thay mực trong năm giảm rõ rệt. Chu kỳ nhiệm vụ 80.000 trang mỗi tháng cho thấy máy dư sức so với nhu cầu của một phòng 25 người.

Điện năng cũng đáng lưu ý với thiết bị bật cả ngày: khoảng 480W khi hoạt động (tối đa 1.250W), 6W ở chế độ đứng gần và chỉ 0,9W ở chế độ ngủ — mức rất thấp cho phần lớn thời lượng máy nằm chờ.

Những điều kiện cần chuẩn bị trước khi làm theo

Mô hình trên chỉ chạy trơn nếu chuẩn bị đủ ba việc. Thứ nhất, cấp cho máy in một địa chỉ IP cố định để hàng đợi in trên các laptop không mất kết nối sau mỗi lần khởi động lại thiết bị mạng. Thứ hai, kiểm tra vùng phủ Wi-Fi tại vị trí đặt máy; nếu tín hiệu yếu thì ưu tiên cắm dây LAN cho máy và chỉ dùng Wi-Fi cho thiết bị di động. Thứ ba, muốn dùng Microsoft Universal Print thì cần bộ phận IT bật và cấp phép dịch vụ trong môi trường Microsoft 365 của doanh nghiệp; AirPrint và Mopria dùng được ngay trong mạng nội bộ.

Cũng cần nói rõ giới hạn: đây là máy in laser đơn sắc, chỉ in đen trắng, không sao chụp hay quét. Nếu cần in catalogue màu hoặc scan hợp đồng để lưu trữ, hãy tách nhu cầu đó sang thiết bị đa năng hoặc máy scan chuyên dụng, và giữ LBP 243DW II cho khối lượng in văn bản hằng ngày.

Tình huống này giống phòng của bạn ở điểm nào?

Nếu văn phòng bạn vẫn còn một "máy trực" mà mọi người phải gửi file tới, hoặc nhân viên không in được gì từ điện thoại, thì điểm nghẽn không nằm ở kỹ năng nhân viên mà ở cách thiết bị được kết nối. Một máy in laser có LAN, Wi-Fi và in hai mặt tự động như Canon LBP 243DW II giải quyết cùng lúc ba việc: bỏ trung gian, giảm giấy và chịu được tải in của cả phòng.

Đội ngũ HPT Tech có thể tư vấn cấu hình phù hợp với quy mô phòng ban của bạn: số khay giấy cần bổ sung, chọn hộp mực 070 hay 070H theo khối lượng in thực tế, và cách thiết lập hàng đợi in chung để in hai mặt trở thành mặc định.