Tự in bảng giá và poster khuyến mãi khổ A3 cho cả chuỗi cửa hàng với máy in laser màu Canon LBP843Cx

Với một chuỗi bán lẻ, bảng giá và poster khuyến mãi không phải là ấn phẩm in một lần rồi dùng cả năm. Chúng thay đổi theo tuần, đôi khi theo ngày: một mặt hàng vào chương trình giảm giá, một nhà cung cấp điều chỉnh giá nhập, một điểm bán mở thêm ngành hàng. Khi mọi tờ giấy màu đều phải đi qua nhà in bên ngoài, tốc độ phản ứng của cả hệ thống bị kéo về bằng tốc độ của một đơn đặt in.

Tình huống điển hình dưới đây mô tả cách một chuỗi tám điểm bán đưa việc in POSM về nội bộ bằng một máy in laser màu khổ A3, và những đặc tính kỹ thuật nào thực sự quyết định việc đó làm được hay không. Đây là tình huống đại diện, dựng lại từ nhu cầu thường gặp ở nhóm khách hàng bán lẻ, không phải hồ sơ của một khách hàng cụ thể.

Khi bảng giá đổi mỗi tuần mà đơn in ngoài mất hai đến ba ngày

Phòng marketing của chuỗi có ba người, phụ trách toàn bộ vật liệu trưng bày cho tám điểm bán: bảng giá khổ A4 dán trên kệ, thẻ kệ nhỏ cắt từ tờ A4, poster khổ A3 treo ở đầu quầy và biển ngành hàng in màu. Mỗi tuần, danh sách hàng khuyến mãi được chốt vào chiều thứ năm để áp dụng từ sáng thứ bảy.

Khoảng thời gian đó không đủ cho một vòng đặt in ngoài. File gửi đi chiều thứ năm, nhà in xếp lịch, in và giao vào thứ bảy hoặc đầu tuần sau. Trong khi đó, giá vẫn có thể được điều chỉnh vào phút cuối. Kết quả là chuỗi thường xuyên rơi vào ba tình huống: điểm bán treo POSM sai giá trong một hai ngày đầu, phòng marketing phải in lại toàn bộ lô vì một dòng giá thay đổi, và một xấp POSM cũ bị bỏ đi mỗi lần chương trình kết thúc sớm.

Phần in đen trắng A4 thì máy in văn phòng cũ vẫn xử lý được. Vướng nằm ở hai chỗ: bản in phải có màu để nhận diện chương trình khuyến mãi, và một phần POSM phải là khổ A3 thì mới đủ lớn để nhìn từ xa. Không có thiết bị nào trong công ty làm được đồng thời hai việc này.

Một máy in cho cả khổ A4 và A3 nên không còn phải chia đơn ra ngoài

Canon LBP843Cx là máy in laser màu khổ A3, hỗ trợ trực tiếp các khổ A3, B4, A4, B5, A5, Legal, Letter, Executive và Foolscap. Điều này có nghĩa là bảng giá A4, thẻ kệ cắt từ A4, poster A3 và biển ngành hàng B4 đều được in trên cùng một thiết bị, cùng một hồ sơ màu, thay vì chia thành hai đơn hàng ở hai nơi.

Với chuỗi bán lẻ, lợi ích trực tiếp là màu sắc nhất quán. Khi bảng giá và poster của cùng một chương trình được in trên hai thiết bị khác nhau, sắc đỏ hay vàng của nhận diện chương trình thường lệch nhau đủ để nhìn thấy khi đặt cạnh nhau trên kệ. In cùng một máy loại bỏ hoàn toàn khác biệt đó. Máy cũng in đảo mặt tự động như tính năng tiêu chuẩn, hữu ích cho tờ hướng dẫn hai mặt phát cho nhân viên quầy.

Cần lưu ý đây là máy đơn năng, chỉ in, không có chức năng copy hay scan. Với phòng marketing đã có máy scan riêng và chỉ cần đầu ra in, đó lại là điểm cộng: toàn bộ chi phí thiết bị dồn vào bộ phận in thay vì chia cho các chức năng ít dùng.

Tốc độ màu bằng tốc độ đen trắng giúp làm xong bộ POSM trong một buổi

Thông số đáng chú ý nhất của LBP843Cx với công việc này là 31 trang/phút cho cả bản in đen trắng và bản in màu ở khổ A4, cùng 15 trang/phút ở khổ A3. Trên nhiều máy in màu, tốc độ khi in màu thấp hơn đáng kể so với in đen trắng, nên một lô POSM toàn màu sẽ chạy chậm hơn dự tính. Ở đây, tốc độ không đổi khi chuyển sang in màu.

Quy đổi ra khối lượng thực tế của chuỗi: khoảng 240 bảng giá A4 cho tám điểm bán mất chừng tám phút in liên tục, và 100 poster A3 mất khoảng bảy phút. Nghĩa là toàn bộ bộ POSM của một tuần nằm gọn trong một buổi làm việc, thay vì một vòng đặt in kéo dài hai ngày.

Với công việc sửa gấp, thời gian ra trang đầu quan trọng không kém tốc độ liên tục. Máy cho trang đầu sau khoảng 7,9 giây với bản đen trắng và 9,9 giây với bản màu, khởi động từ khi bật nguồn khoảng 29 giây và hồi từ chế độ ngủ chỉ khoảng 9 giây. Khi giá một mặt hàng đổi lúc 5 giờ chiều, nhân viên marketing in lại đúng vài tờ cần thay và mang ra kệ ngay, không phải chờ máy nóng lại.

Hai khay giấy riêng giúp không phải đổi giấy giữa ca in

POSM bán lẻ không in trên một loại giấy duy nhất. Bảng giá thường dùng giấy thường để dán thay nhanh, còn thẻ kệ và biển ngành hàng dùng giấy dày hơn cho cứng cạnh. Nếu máy chỉ có một khay, mỗi lần đổi vật liệu là một lần rút giấy ra, nạp giấy khác vào, rồi đảo lại — thao tác nhỏ nhưng lặp nhiều lần trong một buổi in.

LBP843Cx có cassette 250 tờ và khay đa dụng 100 tờ, và có thể mở rộng tổng dung lượng nạp giấy lên tối đa 2.000 tờ. Cách tổ chức thực tế là để giấy A4 thường trong cassette và dùng khay đa dụng cho giấy dày hoặc khổ A3 theo từng lô. Người vận hành chọn khay trong lệnh in thay vì đứng thao tác ở máy, còn khay ra 250 tờ đủ chứa một lô bảng giá mà không cần trực bên máy.

Máy có màn hình LCD 6,9 cm để theo dõi trạng thái và chọn cài đặt ngay trên thiết bị, tiện khi nhiều người trong phòng cùng gửi lệnh in trong giờ cao điểm chuẩn bị chương trình.

Công suất 120.000 trang mỗi tháng đủ chỗ cho các tuần cao điểm

Nhịp in của bán lẻ không đều. Tuần thường có thể chỉ vài trăm tờ, nhưng các đợt cao điểm như khai trương điểm bán mới, lễ tết hay đợt giảm giá lớn có thể đẩy khối lượng lên gấp nhiều lần trong vài ngày. Thiết bị chọn theo mức trung bình sẽ chạy quá tải đúng vào lúc cần nhất.

LBP843Cx có khối lượng in khuyến nghị tối đa 120.000 trang mỗi tháng. Với một chuỗi tám điểm bán, con số này để lại biên độ rất rộng: các đợt cao điểm nằm sâu trong ngưỡng thiết kế của máy, nên tuổi thọ thiết bị không bị đánh đổi cho vài tuần in dày. Bộ nhớ 1 GB giúp xử lý các file POSM nhiều hình ảnh và nhiều lớp màu mà không nghẽn dữ liệu — điểm thường gặp khi in file thiết kế xuất từ phần mềm dàn trang.

Máy hỗ trợ các ngôn ngữ in UFR II, PCL 6, PDF và XPS, kết nối USB 2.0 và cổng LAN 10/100/1000Base-T. Cổng mạng Gigabit là điều kiện để cả ba người trong phòng marketing dùng chung một máy: bản thiết kế nặng vẫn truyền nhanh, và không ai phải cắm dây USB đổi máy khi đến lượt in.

Chi phí vận hành nằm ở hộp mực và cách đặt định mức in

Máy dùng hộp mực Cartridge 335 cho bốn màu, với định mức tiêu chuẩn 7.000 trang cho mực đen và 7.400 trang cho từng màu C, M, Y. Biết trước hai con số này, phòng marketing có thể quy đổi định mức POSM thành nhu cầu vật tư của cả năm và đưa vào kế hoạch mua sắm, thay vì mua bổ sung theo từng lần hết mực.

Có ba cách tiết giảm nên áp dụng ngay từ đầu. Thứ nhất, đặt in hai mặt làm mặc định cho tài liệu nội bộ như hướng dẫn quầy hay bảng kiểm, chỉ giữ in một mặt cho POSM dán kệ. Thứ hai, gom các thẻ kệ nhỏ lên cùng một tờ A4 hoặc A3 rồi cắt, thay vì in mỗi thẻ một tờ. Thứ ba, chỉ in lại đúng số tờ thay đổi khi giá điều chỉnh — điều mà mô hình đặt in ngoài theo lô không cho phép.

Về mặt bố trí, máy nặng 34 kg với kích thước 545 x 591 x 361,2 mm và dùng nguồn AC 220–240 V. Đây không phải máy để trên bàn: cần một mặt tủ hoặc chân máy chắc chắn, có khoảng trống phía trước để rút cassette và bên hông để lấy giấy khổ A3 ra.

Kết quả: chương trình khuyến mãi chạy theo lịch bán hàng, không theo lịch nhà in

Thay đổi rõ nhất trong tình huống này không phải là chi phí một tờ in, mà là thời điểm POSM lên kệ. Khi danh sách hàng khuyến mãi chốt chiều thứ năm, phòng marketing in trong chiều đó và giao POSM cho các điểm bán trong ngày thứ sáu, đúng trước khi chương trình bắt đầu. Không còn khoảng trống một hai ngày mà kệ hàng treo giá cũ.

Hệ quả thứ hai là hết tình trạng in dự phòng. Trước đây, vì mỗi đơn in ngoài đều mất hai ba ngày, phòng marketing phải in thừa để đối phó với thay đổi phát sinh, và phần thừa gần như luôn bị bỏ. Khi thiết bị nằm ngay trong phòng, số lượng in bằng đúng số lượng cần dùng, còn thay đổi phát sinh được xử lý bằng một lần in lại vài tờ.

Cấu hình này phù hợp với các đơn vị có nhu cầu in màu khổ A3 thường xuyên và ổn định: chuỗi bán lẻ, phòng marketing tự làm POSM, phòng kinh doanh in hồ sơ có bảng biểu khổ lớn, hay bộ phận kỹ thuật cần in sơ đồ màu. Ngược lại, nếu nhu cầu A3 chỉ vài chục tờ mỗi tháng và bạn vẫn cần copy, scan trên cùng một thiết bị, thì một máy đa năng khổ A3 sẽ hợp lý hơn về đầu tư ban đầu.

Điều đáng ghi nhớ từ tình huống này: khi một loại ấn phẩm phải thay đổi theo nhịp kinh doanh chứ không theo nhịp dự án, việc đưa thiết bị in về nội bộ không chỉ tiết kiệm chi phí thuê ngoài — nó trả lại cho doanh nghiệp quyền quyết định thời điểm.