Cách in tài liệu thành quyển A5 gấp giữa với Ricoh SP320DN

Mỗi lần họp nội bộ, tập huấn hay bàn giao quy trình, bạn lại in ra một xấp A4 rời, kẹp ghim ở góc rồi phát cho từng người. Người nhận lật vài trang là tài liệu quăn mép, thiếu trang, cuối buổi bỏ lại trên bàn. Trong khi đó, cùng nội dung ấy hoàn toàn có thể in tài liệu thành quyển A5 gấp giữa — gọn như một cuốn sổ tay, dễ cầm, dễ ghi chú và trông chuyên nghiệp hơn hẳn. Bạn cũng không cần máy in chuyên dụng hay xưởng in ngoài: một máy in laser A4 có in đảo mặt tự động như Ricoh SP320DN là đủ. Bài viết hướng dẫn bạn từng bước, kèm cách tránh những lỗi khiến cả lô in phải bỏ đi.

Lợi ích khi in tài liệu thành quyển A5 thay vì phát A4 rời

Quyển A5 gấp giữa nghĩa là in 4 trang nội dung lên 1 tờ A4 (2 trang mỗi mặt), sau đó gấp đôi và dập ghim ở nếp gấp. Con số quan trọng nằm ở đây: tài liệu 40 trang vốn ngốn 40 tờ A4 in một mặt, giờ chỉ còn 10 tờ — giảm khoảng 75% số tờ giấy.

Ý nghĩa của con số đó rất cụ thể: chi phí giấy cho một đợt tập huấn 50 người giảm còn một phần tư, tủ tài liệu bớt chật. Quan trọng hơn, quyển A5 có nếp gấp giữa nên các trang không bị xáo trộn hay rơi ra — thứ tự nội dung được giữ nguyên suốt buổi họp. Với sổ tay quy trình, quy chế nội bộ hay cẩm nang nhân viên mới, dạng quyển còn giúp người dùng tra lại nhanh hơn một xấp giấy kẹp góc.

Ricoh SP320DN: những thông số quyết định chất lượng quyển in

Không phải máy in nào cũng in quyển gấp giữa ổn định. Ba thông số dưới đây của Ricoh SP320DN là lý do nó phù hợp với công việc này.

In đảo mặt tự động — điều kiện bắt buộc để in quyển gấp giữa

SP320DN có bộ đảo mặt tự động (duplex) tích hợp: máy tự lật tờ giấy và in mặt sau, bạn không phải rút giấy ra rồi nạp lại theo chiều đoán mò. Lợi ích là khi in một quyển 10 tờ, bạn nhấn in một lần và nhận về đúng 10 tờ đã in hai mặt theo thứ tự — thay vì chia lô trang chẵn, trang lẻ rồi cầu mong không nạp sai chiều. Đó là khác biệt giữa in được một bộ mẫu và in 50 bộ giống nhau trong một buổi chiều.

Khay 250 tờ, định lượng 52–220 g/m² cho cả ruột và bìa

Máy có khay giấy chuẩn 250 tờ, khay tay 50 tờ và nhận giấy từ 52 g/m² đến 220 g/m². Nghĩa là ruột quyển dùng giấy A4 thường 70–80 g/m² trong khay chính, còn tờ bìa in trên giấy dày 180–220 g/m² thì nạp qua khay tay. Lợi ích rất thực tế: quyển sổ tay có bìa cứng cáp, không cần mang ra ngoài đặt in bìa riêng. Khi phòng hành chính phải chuẩn bị 60 quyển cẩm nang trước buổi định hướng nhân viên mới, khay 250 tờ cho phép nạp giấy một lần rồi để máy chạy.

Độ phân giải 1200 dpi giữ nét chữ khi thu nhỏ về A5

SP320DN in 26 trang/phút khổ A4 (28 trang/phút khổ Letter) ở độ phân giải tối đa 1200 x 1200 dpi. Khi in quyển A5, nội dung thu nhỏ còn khoảng 71% so với bản A4 gốc, nên chữ 11pt sẽ hiển thị cỡ chừng 8pt. Độ phân giải 1200 dpi là yếu tố giúp cỡ chữ nhỏ đó vẫn rõ nét, không nhòe chân chữ — rất đáng quan tâm nếu tài liệu có bảng biểu hay ghi chú chân trang. Với 26 trang/phút, một lô 60 quyển dày 10 tờ hoàn tất trong khoảng 45–50 phút.

Chỉ với một máy in laser A4 có đảo mặt tự động, bạn đã có thể in tài liệu thành quyển ngay tại văn phòng.

Các bước in tài liệu thành quyển A5 trên Ricoh SP320DN

Quy trình dưới đây áp dụng cho tài liệu Word, Excel hoặc PDF trên máy tính đã cài driver máy in. Hãy làm đúng thứ tự, vì bước đầu quyết định phần còn lại.

• Bước 1 — Chuẩn hóa số trang về bội số của 4. Một tờ A4 gấp giữa chứa 4 trang, nên tổng số trang phải chia hết cho 4. Tài liệu 38 trang thì thêm 2 trang "Ghi chú" vào cuối để tránh lệch vị trí trang.
• Bước 2 — Chừa lề trong rộng hơn. Đặt lề trong (gutter) khoảng 15–20 mm, lề ngoài 10 mm. Nếu để lề đều nhau, chữ gần nếp gấp sẽ bị khuất khi gấp và dập ghim.
• Bước 3 — Chọn kiểu bố cục. Trong hộp thoại in, chọn máy Ricoh SP320DN rồi vào Properties. Nếu driver có mục Booklet (Sách/Gấp giữa) thì chọn ngay; nếu không, chọn thủ công 2 trang trên 1 tờ và hướng giấy Ngang.
• Bước 4 — Bật in hai mặt lật cạnh ngắn. Đây là bước dễ sai nhất: chọn Duplex rồi chọn lật theo cạnh ngắn (Short-edge). Nếu chọn cạnh dài, mặt sau sẽ in ngược đầu và cả quyển thành phế phẩm.
• Bước 5 — Xếp thứ tự trang theo dạng quyển. Nếu driver có chế độ Booklet, phần mềm tự xếp trang. Nếu tự ghép 2 in 1, hãy dùng chức năng in dạng sách của Word hoặc Adobe Acrobat để phần mềm sắp trang 1 cạnh trang cuối, thay vì in tuần tự 1-2-3-4.
• Bước 6 — In thử một bộ. Đặt số bản in là 1, in ra, gấp thử và kiểm tra: thứ tự trang, chữ có bị khuất ở nếp gấp, hướng mặt sau có đúng chiều.
• Bước 7 — In cả lô và hoàn thiện. Khi bộ mẫu đã đúng, tăng số bản in, bật Collate (in theo bộ) để máy trả ra từng quyển hoàn chỉnh, rồi gấp đôi và dập ghim 2 vị trí trên nếp gấp bằng dập ghim cần dài.

Riêng bước in thử đã giúp nhiều phòng hành chính tránh cảnh in xong 60 quyển mới phát hiện mặt sau bị lộn đầu. Đừng bỏ qua nó, dù bạn đã in dạng quyển nhiều lần.

Khắc phục các lỗi thường gặp khi in quyển gấp giữa

Bốn lỗi dưới đây chiếm phần lớn các ca in lại. Nhận ra dấu hiệu là bạn xử lý được ngay.

• Mặt sau bị ngược đầu: gần như luôn do chọn lật cạnh dài. Vào lại Properties, đổi sang Short-edge rồi in thử một tờ.
• Thứ tự trang lộn xộn sau khi gấp: bạn in 2 in 1 tuần tự mà chưa dùng chế độ xếp trang dạng sách. Hãy để driver hoặc Acrobat sắp trang, đừng đảo trang bằng tay.
• Chữ bị khuất ở nếp gấp: lề trong quá hẹp. Tăng gutter lên 18–20 mm, đặc biệt với quyển dày trên 12 tờ.
• Giấy bìa dày bị nhăn hoặc kẹt: đừng nạp giấy 180–220 g/m² vào khay chính. Nạp từng tờ bìa qua khay tay và chọn đúng loại giấy dày trong driver.

Mẹo cho quyển dày: khi số tờ vượt khoảng 15, các trang trong cùng sẽ nhô ra so với trang ngoài sau khi gấp. Cách xử lý đơn giản là chia tài liệu thành 2–3 tập mỏng rồi gấp riêng. Nếu cần in cả lô lớn cho nhiều phòng ban, hãy đưa máy vào mạng qua cổng Ethernet 10/100 sẵn có của SP320DN để nhiều người cùng gửi lệnh in; tham khảo thêm các mẫu trong danh mục máy in của HPT Tech.

Tổng kết: quyển A5 gọn gàng ngay tại văn phòng

Chỉ cần chuẩn hóa số trang về bội số của 4, chừa lề trong đủ rộng, chọn bố cục dạng sách và bật in hai mặt lật cạnh ngắn, bạn đã có thể in tài liệu thành quyển A5 mà không cần đặt in bên ngoài. Máy in laser Ricoh SP320DN với in đảo mặt tự động, khay 250 tờ, dải định lượng 52–220 g/m² và độ phân giải 1200 x 1200 dpi đáp ứng trọn quy trình này, từ ruột quyển đến tờ bìa dày. Nhớ in thử một bộ trước khi chạy cả lô — đó là thói quen tiết kiệm nhất. Xem chi tiết sản phẩm và giá tại hpttech.vn hoặc liên hệ HPT Tech để được tư vấn cấu hình phù hợp với khối lượng in tài liệu thành quyển của đơn vị bạn.